ECM zwischen Digitalisierung und Datenschutz-Grundverordnung – worauf Unternehmen bei der Einführung achten sollten

Blickt man auf die Schwerpunktthemen der diesjährigen CeBIT oder beobachtet man aktuelle Studien zu Trendthemen des Marktes, so mangelt es nicht an vermeintlich großen Herausforderungen für Unternehmen: Artificial Intelligence, Workspace 4.0 oder die in diesem Kreise schon sehr ernüchternd klingende Datenschutz-Grundverordnung. Und tatsächlich erscheinen direkte Zusammenhänge zu ECM schnell gefunden: Weiterentwicklungen der Künstlichen Intelligenz (KI) liefern aktuell unter anderem, getrieben durch viele Start-up-Unternehmen, beispielsweise im Bereich der Klassifikation und Extraktion von Daten interessante neue Lösungs- bzw. Ergänzungsansätze. Im Bereich Workspace 4.0 spielen die benutzergerechte Informationsbereitstellung einerseits und die Gewährleistung einer möglichst standardisierten zentralen IT-Infrastruktur andererseits eine wichtige Rolle. Und blickt man auf die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung, so stellt man fest: Die Erfüllung der gestellten technischen Anforderungen stellt keines der führenden ECM-Systeme vor große Herausforderungen, der Blick auf historisch gewachsene und schlecht strukturierte Datenbestände in vielen Unternehmen jedoch sehr wohl.

Kurzum: Auch im Einfluss der vielen im Raum stehenden Trends sind die wesentlichen Aspekte einer erfolgreichen ECM-Projektumsetzung gleich geblieben. Und somit sollten sich Unternehmen bei der Projektplanung nicht von den vielen aktuellen Themenbereichen verunsichern lassen, sondern viel mehr Wert auf eine solide Anforderungs- und Konzeptionsphase legen. Der nachfolgende Routenplan soll Ihnen grob skizzieren, wie Sie in einem strukturierten Verfahren Ihre optimale ECM-Lösung finden:

Vorstudie: In der ersten Phase, der Vorstudie, wird zu Beginn die Zielsetzung der Einführung in Abhängigkeit zur Unternehmensstrategie festgelegt. Bedeutsam bei allen Entscheidungen ist, dass die Strategie Vorrang vor der Organisation und die Organisation Vorrang vor der Informationstechnik hat.  Bei dieser Betrachtung sollten zusätzlich die primären Erfolgsfaktoren des Unternehmens ermittelt werden. Typische Erfolgsfaktoren können bspw.  der Kundenservice, die Produkt- bzw. Dienstleistungsqualität, die Durchlaufzeit oder die Verwaltungskosten sein. Diese werden durch die Einführung eines ECM eindeutig beeinflusst und sollten somit in einer Vorbetrachtung konkret bewertet werden.

Der zweite Schritt in dieser Phase muss die Bereiche ermitteln, welche den höchsten Handlungsbedarf haben. An dieser Stelle werden drei zu bewertende Kategorien unterschieden:

·      Erfolgseinfluss

·      Leidensdruck

·      Machbarkeit

Der Erfolgseinfluss bezeichnet den Einfluss, den die Abteilung oder der Prozess auf den Geschäftserfolg des Unternehmens hat. Kundenahe Bereiche haben im allgemeinen einen höheren Erfolgseinfluss.

Der Leidensdruck ist ein summarisches Maß für alle Probleme und Schwierigkeiten, die sich aus der vorhandenen Organisation ergeben. Je mehr Beteiligte unter monetären, Personal- und Zeitproblemen leiden, desto höher ist der Leidensdruck zu bewerten.

Die Machbarkeit umfasst alle Punkte, die den Einsatz eines ECM-Systems in einem bestimmten Bereich begünstigen oder erschweren. Je höher bzw. niedriger die Kriterien bewertet werden, desto dringender bzw. geringer ist der Handlungsbedarf in der beurteilten Abteilung oder im untersuchten Prozess.

Danach wird festgestellt, welches Know-how im eigenen Unternehmen vorhanden ist; dementsprechend ergibt sich die Notwendigkeit, externe Beteiligte heranzuziehen oder nicht.

Als vierter Schritt wird ein Projektteam gebildet. Ein Teil der Mitglieder dieses Teams sollte aus dem späteren Anwenderbereich kommen, da diese die Anforderungen an das neue System am besten kennen. Um nach der Planung keine Durchsetzungsprobleme zu bekommen und vorzeitig über alle Schritte zu informieren, sollten außerdem Mitglieder des Managements einbezogen werden.

Es muss darauf geachtet werden, dass frühzeitig auch Mitglieder des Personal- oder Betriebsrates eingebunden werden, da die Einführung eines ECM-Systems auch immer eine Veränderung der Arbeitsabläufe und damit zum Teil auch der Arbeitsplätze mit sich bringt, was wiederum die Rolle der Mitarbeiter direkt betrifft.

Ziel der Vorstudie ist zudem, ein Gefühl für die Gesamtsituation und das Verbesserungspotenzial in den ausgewählten Bereichen zu bekommen. Das Einbeziehen der betroffenen Abteilungen sollte frühzeitig erfolgen und insbesondere Zusammenhänge übergreifender Geschäftsprozesse (bspw. Rechnungseingangsprüfung) berücksichtigen.

IST-Analyse: Die Ist-Analyse ist die zweite Teilphase des Vorgehens und besteht aus zwei Hauptkomponenten:

·      Anforderungsdefinition

·      Beschreibung der Ist-Situation im Unternehmen, in Abteilungen und Prozessen

Die Aufbau- und Ablauforganisation, die Art, Menge und Häufigkeit von Dokumenten und Informationen sowie die Schwachstellen und Aufwendungen werden in der Ist-Analyse dokumentiert. Im Vergleich zur Vorstudie ist die Ist-Analyse detaillierter in der Erhebung und Auswertung. Alle Vorgänge werden mit entsprechenden Arbeitsschritten und Abhängigkeiten sowie alle Dokumente mit ihren Mengen, Zugriffen, Formaten etc.  der betroffenen Bereiche vollständig erhoben. Zudem werden die relevanten Randbedingungen für die Gestaltung der zukünftigen Zielszenarien analysiert. Daraus werden die Leitlinien der Konzeption abgeleitet.

In dieser Phase besteht auch die Möglichkeit zur Diskussion, welche Veränderungen tatsächlich sinnvoll und notwendig sind. Diese detaillierte Analyse konzentriert sich auf die Bereiche, in denen der größte Handlungsbedarf besteht. Ist ein Potenzial für den Einsatz einer systemseitigen Unterstützung identifiziert, so kann es entsprechend im Konzept berücksichtigt werden.

Konzeptionelle Phase: Die konzeptionelle Phase unterteilt sich in ein organisatorisches und ein technisches Konzept.

Um keine 1:1-Umsetzung der "alten" Abläufe zu erhalten, sollte man sich im organisatorischen Konzept bei Bedarf von den bisherigen Abläufen lösen. Alle Geschäftsprozesse sollten in Frage gestellt werden. Weiterhin steht in dieser Phase die Überprüfung aller Entscheidungen auf Machbarkeit hin an.

Im technischen Konzept muss eine sinnvolle und notwendige informationstechnische Ausstattung gefunden werden. Wichtig ist hierbei die Beachtung der Datensicherheit, des Datenschutzes, von Standards, von rechtlichen Aspekten sowie der vorhandenen Ausstattung an Hard- und Software. Dabei ist auch die Integrationsmöglichkeit in die alte Systemlandschaft zu berücksichtigen, um gewachsene Insellösungen einzubinden.

Produktauswahlverfahren: Basierend auf den Erkenntnissen der Vorphase werden zum Produktauswahlverfahren alle Anforderungen allgemeinverständlich aufbereitet und in Dokumenten (bspw. Lastenheft, Kriterienkatalog etc.) zusammengefasst, die einer Angebotsaufforderung und späteren objektiven Angebotsauswertung dienen. Je nach Anforderungen kann der Umfang des Produktauswahlverfahrens, bspw. mit oder ohne Proof of Concept (PoC), variieren.

Realisierung: In der letzten Phase, der Realisierung, wird aus dem Konzept ein Anforderungskatalog, das so genannte Pflichtenheft, abgeleitet. Das Pflichtenheft beinhaltet die einzelnen Schritte der Umsetzung. Das Dokument gilt als verbindliche Grundlage zur Implementierung des Systems in der Kundenumgebung.

Für die Realisierungsphase sollte bereits im Vorfeld ein strukturiertes Vorgehen definiert und vereinbart werden. In der Praxis finden sich Umsetzungen mit einem sehr klassischen und statischen Vorgehen gemäß Wasserfallmodell wie auch vollkommen agile Modelle gemäß  Scrum. Pentadoc rät nach langjährigen Einführungserfahrungen zu einem teilagilen Vorgehen in Teilprojekten.

Einerseits wird ein umfangreiches ECM-Projekt hierbei in entsprechend überschaubare und gut kontrollierbare Teilprojekte gegliedert. Andererseits bleiben die Teilprojekte entgegen völlig agiler Methoden ausreichend strukturiert, vorab kalkulierbar und jeweils im Projektverlauf kontrollierbar.

Fazit: Unternehmen, die gemäß dem vorab beschriebenen Vorgehen ausreichend Wert auf eine Voranalyse, Konzeption, ein klar strukturiertes Produktauswahlverfahren sowie Einführungsprojekt legen, werden auch aktuelle Marktanforderungen aufnehmen, ausreichend bewerten und je nach Relevanz für das eigene Projekt berücksichtigen können.

Ein klassisch strukturiertes und wohl durchdachtes Vorgehen wird auch die modernsten Markttrends angemessen berücksichtigen.

Den gesamten Fachartikel mit Grafiken finden Sie auch unter:

ECM-DMS-Guide

Autor: Christoph Tylla, Pentadoc Consulting AG
Erschienen:06.06.2018, IT-Matchmaker.guide ECM/DMS Lösungen
Schlagworte: Datenschutz, Digitalisierung, ECM, ECM-Auswahl, Projektmanagement