Aktuelles aus unseren Projekten

Projekt dIKKital 2020
IKK Südwest

In dem Projekt dIKKital 2020 haben wir unseren Kunden IKK Südwest bei der Konzeption, Auswahl und Einführung einer dokumentenbasierten elektronischen Vorgangssteuerung und -bearbeitung aktiv beraten und begleitet.

Am 19.06.2018 war es dann endlich soweit. Zusammen mit der Pentadoc hat die IKK Südwest, als regional beste gesetzliche Krankenversicherung Deutschlands (lt. Focus Money; bereits zum dritten Mal in Folge), einen weiteren wichtigen Meilenstein auf dem Weg in die digitale Zukunft erreicht. Seit knapp einem dreiviertel Jahr arbeiteten die Teilprojekte Input Management und elektronische Akte auf diesen Moment hin. In jeweils interdisziplinären und von der Pentadoc angeleiteten bzw. moderierten Teams aus Fachbereich, Poststelle, Prozessmanager, Change Berater, IT und Dienstleistern wurde konzipiert, konfiguriert, getestet, geschult und nach pragmatischen Lösungen gesucht.

Für diesen ersten und wichtigen Schritt wurden die Abteilungen Versicherten- und Firmenkundenservice (VFS) sowie der Bereich Forderungsmanagement ausgewählt. In Summe wurden so ca. 300 der 1.200 operativen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in dieser Phase erreicht.

Basierend auf dem von Pentadoc - zusammen mit den Prozessmanagern und Change Beratern - entwickelten Schulungskonzept haben sich die Anwender und Anwenderinnen mit dem System vertraut gemacht.
Die Kombination aus 2-3-seitigen Hand-outs zu typischen Anwendungsszenarien, Anwendungsvideos und Reviewrunden in den Teamsitzungen machten es möglich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ganzheitlich zu schulen und stets aktiv zu begleiten.

„Dank des multimedial konzipierten Schulungsformats konnte jeder Mitarbeiter die Lernphase seinem persönlichen Bio- und Arbeitsrhythmus anpassen.“, so Nadine Hartmann (Abteilungsleiterin VFS)

In der Poststelle in Saarbrücken werden seit dem 19.06.2018, zusätzlich zu den seit Januar produktiven Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, ca. 2.000 Dokumente/Tag aus den neuen Fachbereichen scanfertig gemacht, gescannt und signiert. Ungefähr die Hälfte davon wird durch eine Input Management-Lösung dunkel verarbeitet, d.h. automatisch klassifiziert und dem richtigen Geschäftspartner (Versicherter oder Arbeitgeber) zugeordnet. Bei der anderen Hälfte muss „Hand angelegt werden“, um die fehlenden Informationen zuzuordnen.

Die eingehenden Dokumente und Faxe werden auf ca. 60 Dokumentklassen aufgeteilt und den Kundenberatern und Kundenberaterinnen fast ausschließlich digital in der elektronischen Akten- und Archivlösung zur Verfügung gestellt. Dabei erfolgt zum einen die Ablage in der definierten, einstufigen Aktenstruktur des Versicherten oder Arbeitgebers, und zum anderen wird ein Bearbeitungsvorgang (Fall) im zuständigen Team-Postkorb erstellt. Auf diesen Postkorb können die Kundenberater und Kundenberaterinnen mittels individueller Postleitzahlenfilter zugreifen, um ihren Arbeitsvorrat zu selektieren.

Über das, ebenfalls mit Unterstützung der Pentadoc, Anfang April eingeführte Output Management gelangen auch die Postausgangsdokumente direkt in die eAkte. Der Druck erfolgt bevorzugt zentral beim Druckdienstleister oder bei Bedarf auf lokalen Geräten.

Am Ende der Einführungswoche waren alle Projekt-Beteiligten sehr froh über den nach Anwenderrückmeldung reibungslosen und „geschmeidigen“ Umstieg zum geplanten Zieltermin. Hervorgehoben wird vor allem die Zeitersparnis bei der Ablage und die Transparenz in Bezug auf die Versichertenkorrespondenz.

„Wir sind beeindruckt und dankbar, mit welcher Leidenschaft und Einsatzfreude unser Berater Roman Mantyk die Teilprojekte Input Management und eAkte begleitet und gestaltet hat und uns so durch die Herausforderungen der Projektumsetzung navigiert hat“, sagt Jürgen Becker, Teilprojektleiter eAkte und zuständig für Prozesse und Orga.

Und so geht es weiter:
Basierend auf den Erfahrungen der ersten Umsetzungsphase sollen nun ca. im 3 Monatsrhythmus die nächsten Abteilungen (u.a. Kostenmanagement und Pflege) und die 4 Regionaldirektionen mit ihren insgesamt 20 Standorten in den „Genuss“ der neuen digitalen Welt kommen. Weiterhin „angeleitet“ durch die Pentadoc werden dabei die Mitarbeiter der IKK Südwest aus den Bereichen IT und Prozesse mehr und mehr die Konfiguration der Lösungen im Input und Output Management sowie der elektronischen Akte übernehmen.

Kurzüberblick zum Projekt:
Aufgabenstellung:
Konzeption, Auswahl und Einführung einer dokumentenbasierten elektronischen Vorgangssteuerung und -bearbeitung
Projektdauer:
Analyse/Strategie: 3 Mon.
Umsetzung: 9 Mon.
Werkzeuge die von uns zum Einsatz kamen: Zielbild-Pyramide, PentaSELECT (alle Werkzeuge), PentaGO (Projektplan, OP-Listen, Projektverfolgung, PentaEDUCATE (eLearning, Schulungs- und Testkonzept)
Unser Pentadoc Berater vor Ort: Roman Mantyk

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Anja-Bettina Sieg
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anja.sieg@pentadoc.com