UNSER ARTIKEL ZUM THEMA COLLABORATION IM DIGITAL OFFICE TREND-CHECK 2018

BITKOM BELEUCHTET TOP TRENDTHEMEN UND WELCHEN EINFLUSS SIE AUF ECM HABEN

DEFINITION

Die Arbeitswelt befindet sich durch die zunehmende Verbreitung neuer digitaler Technologien in einem tiefgreifenden Wandel, der die Art und Weise verändert, wie wir heute und künftig zusammenarbeiten. Moderne Arbeitskonzepte müssen flexibles Arbeiten ermöglichen:
Homeoffice und über Standorte verteilte Teams, die sich teilweise gar nicht mehr physisch treffen, sind bereits weit verbreitet. Zudem besteht vielfach die Notwendigkeit, externe Spezialisten einzubinden, um mit dem stetig steigenden Innovationstempo mitzuhalten. Um neue Arbeitskonzepte den Weg zu bereiten, muss sich die unternehmensinterne Kommunikation verändern und einen regelmäßigen und effizienten Austausch der Mitarbeiter ermöglichen. Dies erfordert eine entsprechende Vernetzung der Mitarbeiter. Viele Unternehmen setzen zu diesem Zweck inzwischen Business Collaboration Tools (z.B. virtuelle Teamräume, Foren, Portale, etc.) ein. So haben gemäß einer aktuellen Bitkom-Studie bereits 31 Prozent der deutschen Unternehmen entsprechende Lösungen im Einsatz, weitere 22 Prozent planen die Einführung. Die Verbreitung wird in den kommenden Jahren weiter steigen.
[2] Bitkom Digital Office Index 2016;

https://www.bitkom.org/noindex/Publikationen/2016/Sonstiges/Bitkom-Digital-Office-Index-Ergebnisbericht/2016-05-31-Bitkom-Digital-Office-Index-Studienbericht.pdf

BEZUG ZU ECM

Business Collaboration, Unified Communication, Social Enterprise und ähnliche Schlagworte mit direktem Bezug zu den Themen Zusammenarbeit und Vernetzung sind seit langem fester Bestandteil von ECM. Unter Business Collaboration wird der Wandel der unternehmensinternen Kommunikation von einem Command & Follow hin zu einer transparenten, interaktiven und offenen Zusammenarbeit verstanden. Bei dieser Zusammenarbeit werden i.d. R. unstrukturierte Informationen (also Texte, Bilder, Videos etc.) entlang von Geschäftsprozessen in Unternehmen bzw. zwischen Unternehmen in einem Partnernetzwerk ausgetauscht. Der Austausch erfolgt dabei über Social Media-/Web2.0-Technologien. Auch die Integration von Echtzeit-Kommunikation wie Instant Messaging, Webkonferenzen, Anwesenheitsindikatoren etc. erzeugt unstrukturierte Informationen, die bbei der Betrachtung berücksichtigt werden müssen. Durch die Verarbeitung und das Management unstrukturierter Informationen trifft Business Collaboration damit den Kerngedanken von ECM. Im Rahmen der oben angesprochenen neuen Arbeitskonzepte besteht bereits heute ein hoher Bedarf an gemeinsamer Schöpfung von Inhalten, welche über traditionelle Wege wie Brief, Fax und E-Mail nicht mehr effizient, effektiv und wertschöpfend realisiert werden kann. Bei ECM steht dabei vor allem das gemeinsame Erarbeiten von Dokumenten im Vordergrund, so dass ECM-Systeme Funktionen bereitstellen, welche dafür sorgen, dass immer an den aktuellen Inhalten gearbeitet wird. Neben der Frage, an was gearbeitet wird, hilft ECM vor allem auch bei der gezielten Verteilung der Information an die relevanten Beteiligten. Im Unternehmen selbst werden über zentrale Repositories die Grenzen zwischen Abteilungen aufgebrochen und die Informationen anhand ihres Bedarfes im Geschäftsprozess angeboten. Zusätzlich bestehen auch einfache Möglichkeiten, externe Stakeholder in die Prozesse einzubinden. Insbesondere in Verbindung mit Cloud-Technologien (siehe hierzu auch Kapitel 6) schafft ECM hier schnell Mehrwerte. Bei der klassischen ECM-Disziplin »Archivierung« unterstützt ECM zudem durch die revionssichere Archivierung von Inhalten, die über die neue Art der Vernetzung und Kommunikation erzeugt werden.

ZUKÜNFTIGE BEDEUTUNG

Business Collaboration ist in einigen Großunternehmen bereits heute gelebte Realität. Die übrigen Unternehmen werden in absehbarer Zeit an dem Trend nicht vorbeikommen, da neue Arbeitsformen, Dezentralisierung und Spezialisierung neue Kommunikationskonzepte erfordern und die elektronische Vernetzung von Wissensträgern naturgemäß dort besonders notwendig ist, wo durch die Größe der Unternehmung andere Formen kaum noch möglich sind. Aber auch im Mittelstand gibt es bereits Unternehmen, die von einer neuen, unternehmensinternen Kommunikation mit Social Collaboration Tools profitieren. Vor allem in Familienunternehmen, in denen die Elterngeneration die Unternehmensführung an die junge Generation abgibt, ist ein Trend zur neuen Kommunikation zu erkennen – sind die neuen Manager doch alle schon mit Facebook, Twitter und Instagram aufgewachsen. Auch die immer mehr zu beobachtende E-Mail-Flut bei Führungs- und Fachkräften wird diesen Trend weiter verstärken und dazu beitragen, dass im Mittelstand mittelfristig mit einer Abkehr von traditionellen Kommunikationskonzepten gerechnet werden kann. Dennoch hat die Mehrzahl der mittelständischen Unternehmen einen geringeren Reifegrad bei Software mit Social-Komponenten als Großunternehmen, so dass hier erst noch das Verständnis für die Vorteile und Notwendigkeit wachsen muss. Zum anderen wird es noch einige Jahre dauern, bis im Mittelstand »Social«-affine Entscheider die relevanten Positionen besetzen, um eine Änderung der Kommunikationskultur im Unternehmen zu etablieren. Dennoch ist davon auszugehen, dass der Wandel an sich aufgrund der höheren Agilität und geringeren Komplexität bei Mittelständlern schneller vonstatten geht, als dies in Großunternehmen möglich ist. Die steigende Komplexität von Aufgaben, die gestiegene Dynamik im Berufsleben, der permanente Drang nach Innovationen sowie die zunehmende Digitalisierung der Arbeitswelt treiben die Erneuerung der unternehmensinternen Kommunikation voran. Zunehmend an Bedeutung gewinnen werden in diesem Rahmen Social Collaboration Tools und virtuelle Meetings, vor allem mit Hilfe von Audio- und Videokonferenzen.

Den gesamten Fachartikel finden Sie auch unter:

https://www.bitkom.org/noindex/Publikationen/2018/Leitfaeden/Digital-Office/180609-LF-Digital-Office-Trend-2018-Web.pdf

Autor: Frank Früh, Pentadoc Consulting AG
Erschienen: Digital Office Trend-Check 2018 – Bitkom e.V.
Schlagworte: Collaboration, ECM; Digitalisierung, Agilität

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