Die Prozessoptimierung steht bei vielen Unternehmen im Fokus, getrieben durch immer weitere Anforderungen aus der Digitalisierung und dem zunehmenden Kosten- bzw. Wettbewerbsdruck.
Aber kenne ich meine aktuellen IST Prozesse, habe ich Sie ausreichend beschrieben und ist die Beschreibung noch aktuell? Drei Kernfragen, die durchaus unterschiedlich beantwortet werden können. Dennoch ist die Beantwortung dieser Fragen die Grundlage dafür um Unternehmensprozesse stetig verbessern zu können, denn verbessere ich oder ändere ich einen Prozess ohne zuvor zu wissen ob meine Kenntnisse aktuell sind, werden meine Optimierungen den Prozess besser machen?
Zunächst um was geht es eigentlich im Geschäftsprozessmanagement oder auch Business Process Management. In der Theorie werden hierunter Methodiken zusammengefasst, die es ermöglicht Prozesse zu planen, zu organisieren, analysieren, zu implementieren und natürlich zu verbessern. Legt man die Anforderungen aus der digitalen Transformation gegen dieses Verständnis zu Grunde so muss man diese Auflistung noch um die Modellierung sowie die Technologie erweitern. Denn nun wenn ich einen modellierten Prozess im technischen Umfeld habe, kann ich den Prozess auch automatisieren.
Theoretische Ansätze sind soweit ganz schön aber wie verhält es sich in der Praxis? Möchte ich einen Prozess verbessern stehe ich vor dem Problem das mein Prozess ähnlich eines Organismus in einer Umwelt existiert. Auf den Prozess wirken unterschiedliche Einflussfaktoren ein, die dafür ausschlaggebend sind ob der Prozess effizient und effektiv ist oder eben ineffizient. Die kleinsten Einflussgrößen auf den Prozess sind die der Ablaufumwelt, also IT, Führung und die Mitarbeiter. Wenn man so will alle Parameter innerhalb der Zelle des eben genannten Organismus. Um diese Zelle liegen aber weitere Zellen die ähnliche Aufgaben habe, sprich der gleiche Prozess wird mitunter in unterschiedlichen Organisationseinheiten ausgeführt. Außerdem noch Zellen, also Prozesse, deren Ergebnisse Einfluss nehmen bzw. die Ergebnisse unseres Prozesses aufnehmen um weiterzuarbeiten.
Dazu kommen die Unternehmerischen Einflüsse über die Kultur, die Strategie, Ressourcenplanung und weitere. Schnell wird klar das ein Prozess nicht nur in sich bestehen kann sondern in einem mitunter sehr komplexen Gefüge sitzt. Hinzu kommt noch die letzte Umwelt die ebenfalls massive Einflüsse auf meinen Prozess haben, nämlich die Unternehmensexternen Einflüsse, allen voran der Kunde.
Mit diesem Verständnis im Hinterkopf ist eine Prozessoptimierung in der Regel nicht ausschließlich begrenzt auf meinen Prozess, sondern hat Auswirkungen auf sehr viele andere Prozesse. Interne wie externe.
Aus diesem Grund sollte eine Prozessoptimierung immer vollständig oder End – 2- End betrachtet werden. Neben dem Ist Prozess sind Faktoren zu berücksichtigen wie die Unternehmenskultur bzw. die Strategie, die Aufbauorganisation ebenso wie die Ablauforganisation, die Technologie und natürlich auch geltende Gesetze bzw. Richtlinien.
Nur wenn alle Faktoren ganzheitlich bei einer Prozessoptimierung betrachtet werden, erreiche ich die Ziele die ich mit dieser Optimierung verfolgen möchte.
