Fehler frühzeitig erkennen – Dashboards leicht gemacht 

Wir, die Pentadoc AG, durften bereits die Einführung und die Optimierung von Inputmanagement-Systemen und Digitalisierungszentren begleiten. Auffällig ist ein oft manuell gehaltenes betriebliches Controlling. Dies führt zu einem hohen Zeitaufwand und zu einem anschließenden Versatz z.B. in der Ressourcenplanung.  

Auch in der Einführung und Optimierung von Inputmanagement-Systemen werden nicht konsequent Kennzahlen erhoben und genutzt. Der Effekt der Einführung oder Optimierung kann aufgrund fehlender Referenzzahlen nicht verlässlich bemessen werden, positive und negative Veränderungen treten verzögert auf und können nicht zugeordnet werden.  

Ein weiterer Aspekt ist die Reaktionsfähigkeit auf unangekündigte Änderungen. Mangelnde Kommunikation gepaart mit einem fehlenden Reporting kann dazu führen, dass Änderungen an Schreiben und Formularen, die möglicherweise unangekündigt auftreten, den Verarbeitungsprozess negativ beeinflussen und Qualitätsabfälle und Quantitätsschwankungen verursachen. Oftmals werden diese Änderungen erst durch eine ungewöhnlich hohe Frequenz in der Nachbearbeitung erkannt, was zu Verzögerungen und zusätzlichem Arbeitsaufwand führt. 

Dies sind einige der negativen Aspekte, die ein fehlendes betriebliches Controlling verursachen kann und mit denen wir uns oft konfrontiert sehen.  

Die Einführung eines solchen Systems soll dem Kunden helfen Schmerzpunkte zu vermeiden und positive Effekte zu erzielen. Einige davon sind: 

• Leistungsverbesserung: Das Reporting zielt darauf ab, die Unternehmensleistung kontinuierlich zu verbessern, indem es Leistungsindikatoren (KPIs = Key-Performance-Indikators) misst, analysiert und auf Grundlage dieser Erkenntnisse Verbesserungen vorschlägt und überwacht. 
• Entscheidungsunterstützung: Es bietet qualitativ hochwertige Daten und Informationen, um fundierte Entscheidungen auf allen Ebenen des Unternehmens zu ermöglichen. Das hilft bei der Auswahl der besten strategischen Optionen und taktischen Maßnahmen durch datengestützte Auswertung der KPIs. 
• Ressourcenoptimierung: Ein Reporting hilft dabei, Ressourcen wie Zeit, Geld und Arbeitskraft effizienter zu nutzen, indem es Engpässe und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung identifiziert z.B. durch ein Teil- oder Gesamtoutsourcing von Prozessen. 
• Transparenz: Es schafft Transparenz in den Unternehmensaktivitäten und fördert die Rechenschaftspflicht, indem es klare Verantwortlichkeiten für die Zielerreichung festlegt. 
• Risikomanagement: Das Konzept unterstützt bei der Identifikation und Überwachung von Risiken anhand der KPIs, um frühzeitig auf potenzielle Probleme reagieren zu können. 
• Kommunikation: Es erleichtert die Kommunikation von Zielen und Fortschritten sowohl intern als auch extern, was die Zusammenarbeit und das Vertrauen in das Unternehmen fördert. 
• Langfristige Planung: Durch die kontinuierliche Analyse von Daten und Trends ermöglicht es eine bessere langfristige Planung und Anpassung an sich ändernde Marktbedingungen. Insgesamt dient ein Reporting dazu, die Unternehmensführung mit den notwendigen Werkzeugen auszustatten, um den Unternehmenserfolg sicherzustellen und sicherzustellen, dass die Geschäftsstrategie in die Tat umgesetzt wird. 

Das betriebliche Controlling kann mittels eines Tools wie beispielsweise Power BI gestaltet werden. Es können verschiedene Dashboards entwickelt werden, welche die zuvor festgelegten KPIs visuell darstellen. Die Dashboards können individuell auf die Bedürfnisse der Nutzer*innen angepasst und interaktiv gestaltet werden. Der Vorteil einer solchen Lösung ist, dass auch manuelle Kennzahlen, sowie auch Daten aus unterschiedlichen Systemen gebündelt werden können und auf individuell gestalteten Dashboards die für den Kunden wichtigen Messpunkte und Kennzahlen darstellen. Die hierdurch gewonnene Transparenz führt zu den oben genannten Benefits, die sich mit einem kontinuierlichen “Sammeln” der Kennzahlen verbessern.