Ein Happy End zum DOPiX-Desaster

„Die unerwartete Abkündigung der Texterstellungslösung DOPiX von Quadient hat die meisten Kunden kalt erwischt und sorgt nachhaltig für Unruhe in der CCM-Branche. Besonders betroffen ist die Versicherungswirtschaft, aus der ca. 75 % der 30 größten deutschen Versicherungen DOPiX-Kunde sind.“ Pentadoc 23.05.2022

DEVK und Pentadoc finden den perfekten DOPiX Nachfolger

Es ist etwas mehr als ein Jahr her, als der Hersteller Quadient verkündete, sein Produkt DOPiX einzustellen. Nach unserem Prinzip der ehrlichen und konstruktiven Beratung haben wir daraufhin Szenarien umrissen, die umsetzbare Lösungen aufzeigen. Die Kernbotschaft war, die schwierige Situation nicht nur zu „reparieren“, sondern auch das Potential einer grundsätzlich neuen Herangehensweise aufzuzeigen.

Nur ein Ersatz für DOPiX ist kein guter Ersatz. Für die DEVK Versicherungen mit Ihren rund 4,2 Millionen Kundinnen und Kunden war unsere Argumentation und Empfehlung zur Herangehensweise überzeugend. Pentadoc kann in der Versicherungsbranche und im spezifischen Thema CCM auf erfolgreiche Projektumsetzungen zurückblicken. Auf die nachfolgenden 5 Säulen der Herangehensweise baute die Voruntersuchung als Fundament für das folgende Umsetzungsprojekt auf:

  • Einbindung der Fachbereiche in Workshops zur Erhebung der fachlichen Anforderungen
  • Potentialanalyse zur Feststellung von Prozessoptimierungen
  • Marktsondierung und Verdichtung der Kandidaten in einem mehrstufigen Auswahlverfahren
  • Anbieterpräsentationen und die Vorstellung von dedizierten Showcases
  • Faires Bewertungssystem für alle teilnehmenden Hersteller durch unsere Ausschreibungsplattform PentaMarket

Wie haben Sie das Vorgehen von uns wahrgenommen?
Die Begleitung unseres Auswahlverfahrens durch die Pentadoc habe ich sehr effizient und lösungsorientiert erlebt. Pentadoc hat ihre Erfahrung auf Augenhöhe mit in unser Team gebracht und damit zusammen mit unseren Spezialisten ein strukturiertes und transparentes Auswahlverfahren durchgeführt.


Wie hat aus Ihrer Perspektive die Einbindung und Anforderungssammlung der Fachbereiche funktioniert?
Anforderungssammlung und Anbieterpräsentation mit Stimmrecht hat fachliche Stakeholder erfolgreich in den Anforderungsprozess integriert.


Wie sicher sind Sie sich, dass wir hier nicht nur einen Ersatz geschaffen haben, sondern auch neue Potentiale für die DEVK langfristig aufdecken konnten?
Durch die intensive Beschäftigung mit den verschiedenen Anbietern, unserem Auswahlverfahren und die Durchführung dreier POCs haben wir einen guten Eindruck von den sich aktuell auf dem Markt befindlichen Softwareprodukten bekommen. Ich bin überzeugt davon, dass wir mit dem von uns ausgewählten CCM System langfristig neue Potentiale für unser CCM System heben können und damit mehr bekommen als nur einen "Motorentausch" der Systeme.

Mareike Welter, Großprojektleiterin DEVK

Pentadoc bindet relevante Fachabteilungen methodisch in das Projekt ein.

Mit dem Hintergrund des DOPiX-Ausfalls erscheint der Fokus auf eine technische Ersatzlösung als Kern richtig. Im Rahmen einer wirklichen Produktablösung ist die technische Produktauswahl aber zugleich nur eine Dimension für eine wirkungsvolle Umsetzung.

Im Rahmen des 5D-Modells von Pentadoc, das sich mit den Dimensionen Strategie, Technologie, Prozesse, Organisation und Kultur auseinandersetzt, waren strategische Aspekte ebenso wichtig, wie die Einbindung der Fachbereiche.

Die Einbindung von Fachabteilungen braucht Struktur und methodisches Vorgehen. Pentadoc hat als erfahrene Unternehmensberatung eine ressourcenschonende Einbindung für die Fachbereiche entwickelt: Das Beratungspaket PentaCHECK Mit dieser Methode konnten 80 Beteiligte aus unterschiedlichsten Bereichen eingebunden werden.

„Mit dem Blickwinkel echter Kundenzentrierung müssen heute alle Fachabteilungen in einen Auswahlprozess mit eingebunden werden, die zum Kunden hinwirken. Damit entsteht im Projekt nicht nur wertvolles Wissen, sondern auch ein Gefühl, gemeinsam an einer Lösung zu arbeiten.“

Stefan Hachenberg, Projektleiter und Partner der Unternehmensberatung Pentadoc AG

Beratungsprodukt: PentaCHECK
Beteiligte: Unterschiedlichste Fachabteilungen der DEVK, 80 Mitarbeitende
Inhalt: Themenbasierte Potentialanalyse

Unser strukturiertes Verfahren zur Produktauswahl: Pentadoc führt mit PentaSELECT zur besten Lösung.

Pentadoc als Unternehmensberatung kennt mit 25 Jahren Erfahrung den Markt der CCM-Lösungsanbieter und der aktuellen Entwicklungen wie kaum ein anderer. Dieses Wissen haben wir bereits vor Jahren in ein Beratungsprodukt überführt, das eine objektive und transparente Produktauswahl ermöglicht: PentaSELECT. Angepasst an die individuellen Zielsetzungen der DEVK wurde das Auswahlverfahren gemeinsam adaptiert, um einen Ersatz für DOPiX zu finden. Hierbei kam der vollumfängliche Werkzeugkoffer von PentaSELECT zum Einsatz, welcher einem nachhaltigen fachlichen und technischen Schwerpunkt zum Inhalt hatte. Die Schwerpunkte wurden an den wichtigsten Use Cases ausgerichtet und bildeten unter anderem die Basis für Show-Cases. Alle Bestandteile wurden durch Mitarbeitende der DEVK nach einen im Vorfeld abgestimmten Raster bewertet.

War die Gestaltung des Auswahlverfahrens, basierend auf Ihrer langjährigen Expertise professionell?
 Das Auswahlverfahren war sehr gut strukturiert, professionell vorbereitet und durchgeführt - und für uns als Anbieter gut nachvollziehbar

Wie konnten Sie die Herausforderungen der Migration mit Ihrem Ansatz lösen?
 Die Migration ist ein Schlüsselthema bei der Umstellung auf ein neues CCM-System. Einerseits möchte man mit geringem Aufwand und in kurzer Zeit auf ein neues System wechseln - andererseits möchte man die Möglichkeiten des neuen Systems optimal nutzen und sich zukunftsfähig aufzustellen. Für diese Herausforderung haben wir bereits vor Jahren nach Antworten gesucht und mit semantics einen sehr leistungsfähigen Partner gefunden - der viel mehr anbietet als nur ein Migrationstool. Für die DOPiX-Kunden haben wir unmittelbar nach der Abkündigung von DOPiX begonnen, gemeinsam mit den relevanten Partnerunternehmen ein Angebot zu schnüren, das einmalig ist was Funktionalität und Leistungsfähigkeit, Skalierbarkeit und (zeitliche und finanzielle) Planbarkeit angeht.

Wie würden Sie Ihre Gefühlslage beschreiben, wenn Sie an die zukünftige Zusammenarbeit mit der DEVK denken?
 Neben der technischen und fachlichen Expertise spielen bei einer auf Langfristigkeit angelegten Zusammenarbeit die Menschen eine entscheidende Rolle. Bei der DEVK haben wir ein engagiertes und motiviertes sowie fachlich und technisch sehr gutes Team kennen gelernt und darüber hinaus hat die Zusammenarbeit im Auswahlprozess sehr viel Spaß gemacht. Das sind sehr wichtige Bausteine für eine gute partnerschaftliche Zusammenarbeit und ein erfolgreiches Projekt. Deshalb freuen wir uns sehr auf die Zusammenarbeit.

Klaus Ganter, Geschäftsführer kwsoft

Beratungsprodukt: PentaSELECT
Beteiligte: Pentadoc als Projektführung, Fachabteilungen der DEVK, unterschiedliche Lösungsanbieter
Inhalt: Strukturiertes Auswahlverfahren für eine CCM-Lösung zur Ablösung von DOPiX

Durch Ihre schnelle Reaktion hat sich die DEVK die knappen Ressourcen der CCM-Branche rechtzeitig sichern können

Nur ein Ersatz für DOPiX ist kein guter Ersatz. Pentadoc freut sich sehr, gemeinsam mit dem Kunden DEVK einen Ersatz für DOPiX gefunden zu haben. Unsere Vorgehensmethodik stiftet Nutzen auf mehreren Ebenen:

  • Motivierte Fachbereiche der DEVK, die im Auswahlprozess mit eingebunden wurden und nun innovative neue Herangehensweisen umsetzen können
  • Productowner, der auf ein leistungsfähiges Produkt aufbauen kann
  • Einkauf der DEVK, der eine transparente Ausschreibung begleiten konnte
  • IT der DEVK, die ein System erhält, das sich nahtlos in die Infrastruktur einklinkt
  • Wirtschaftliche Vorteile, durch eine modernere Software die außerdem günstigere jährliche Wartungskosten vorweisen kann