Outsourcing und Cloud – Chance oder doch eher Risiko der Digitalen Transformation? (2)

Die Vorteile des Outsourcings

Als wichtigste Vorteile können die folgenden Faktoren bei dem Outsourcing im Kontext der Digitalen Transformation verstanden werden: 

1. Kosteneinsparung 
   Bei Outsourcing-Modellen wird nur die Servicenutzung bezahlt. Es entfällt die Investition in Hardware und Software. Darüber hinaus werden Kosten vermieden, die mit der Einstellung und Ausbildung im eigenen Personal verbunden sind. 
2. Fachkräftemangel 
   Die Umfrage des Branchenverbandes Bitkom zeigt ein deutliches Bild: 83 Prozent aller Betriebe haben einen Fachkräftemangel im Bereich der IT. Technologie-Outsourcing kann hier eine Lösung darstellen.  
3. Konzentration auf die Kernaufgaben 
   Outsourcing schafft Freiräume, um sich auf wertschöpfende Themen zu konzentrieren. 
4. Lastspitzen abfangen 
   Zum Beispiel saisonal bedingte Lastspitzen können durch gezieltes additives Outsourcing abgefedert werden. 
5. Mit der Zukunft Schritt halten 
   Neue Technologien wie die Cloud, KI oder Data Analytics verändern Möglichkeiten der Unternehmen am Markt aber auch die Anforderungen der Kund*innen. Um hier dem technologischen Wandel trotz fehlendem Know-how zu begegnen, kann das richtige Outsourcing und der entsprechende Zugang zu Expert*innen ein guter Anfang sein. 
6. Datensicherheit 
   Bei der Zusammenarbeit mit einem seriösen Outsourcing-Partner, sind Ihre Daten in sicheren Händen. 

Aller Anfang ist schwer

Neben den Vorteilen gibt es aber auch nennenswerte Risiken. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen diese sorgfältig abwägen und einen Anbieter mit Hilfe eines fundierten Auswahlverfahrens auswählen. 

1. Falsches Betriebsmodell ausgewählt 
   Welches Betreibermodell im Endeffekt am sinnvollsten ist, wird vor allem durch den optimalen Anteil an Outsourcing und Cloudnutzung versus Insourcing von Kompetenzen und Aufgaben bestimmt. Um individuelle Digitalisierungschancen optimal zu nutzen und nachhaltig wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen von jedem Unternehmen sehr spezifische Parameter auch individuell bewertet werden. 
2. Abhängigkeit vom Dienstleistungspartner 
   Bei einem Outsourcing begeben sich Unternehmen in eine Abhängigkeit zum Dienstleistungspartner. Dies kann ein Problem sein, wenn der Dienstleistungspartner nicht zuverlässig ist oder sich nicht an geschlossene Vereinbarungen hält. 
3. Imageschaden 
   Liefert der Dienstleistungspartner einen schlechten Service oder hält vereinbarte Servicezeiten nicht ein, so kann die Kundenzufriedenheit des Unternehmens sinken. Bei White Label Apps, kann bei Kund*innen des Unternehmens der Eindruck fehlender Innovationskraft entstehen, da sie ähnliche Designs auch bei Apps anderer Unternehmen wahrnehmen.  
4. Vertragsrisiken 
   Wenn Sie einen Vertrag mit einem Dienstleistungspartner schließen, gehen Sie dokumentierte Risiken ein. Beispielsweise kann der Vertrag Ihre Fähigkeit, die Vereinbarung zu kündigen oder Änderungen an den erbrachten Dienstleistungen einschränken. 

Vor dem Hintergrund der skizzierten Chancen und Risiken beim Thema Outsourcing und der Cloudnutzung stellt die Betreibermodellentscheidung die wesentliche Basis bei der Ausrichtung bzw. bei der Neuausrichtung der Prozesse im Kontext der digitalen Transformation dar. Sie betrifft alle Schritte, die dafür durchlaufen werden müssen. Die „Make or Buy“-Entscheidung sollte dabei regelmäßig neu geprüft werden, um aktuelle Anforderungen oder auch Möglichkeiten des Marktes in die eigene Strategie einfließen zu lassen. 
 
Zur Unterstützung und zur transparenten Herleitung des individuellen Betreibermodells für die digitale Transformation hat Pentadoc die Methode PentaSOURCE entwickelt. PentaSOURCE bewertet mit praxiserprobten Methoden und Werkzeugen in welcher Situation welcher Grad an Outsourcing für das Unternehmen der richtige Weg ist. Alle aktuellen Parameter der Digitalisierungsmöglichkeiten werden berücksichtigt. 

Die Vorteile und Ergebnisse von PentaSOURCE im Überblick 

• Individuelle und transparente Herleitung des Betreibermodells für die jeweilige Facette in der Digitalen Transformation 
• Konsolidierung der fachlichen Anforderungen für den Betrieb 
• Beschreibung der Aufgaben im Kontext der Digitalisierung 
• Übersichtliche Paketierung der Funktionsblöcke 
• Schrittweise Selektierung der Betreibervarianten 
• Qualitative Bewertung der Varianten mit allen relevanten Stakeholder*innen mittels Nutzwertanalyse anhand einer Präferenzmatrix 
• Kostengegenüberstellung für die favorisierten Betriebsvarianten mittels eines Kostenrasters 
• Abschließender Vorschlag zum Betreibermodell unter Berücksichtigung der bereits vorhandenen Lösungen 

Fazit

Gute Gründe, die für ein Outsourcing im Kontext der Digitalen Transformation sprechen, gibt es viele! 

Nur sollte man sich am Anfang der Betrachtung einige Fragen stellen. An dieser Stelle ist das Management gefragt:  

• Welche Betriebsvariante ist die richtige? 
• Möchte sich das Unternehmen in eine Abhängigkeit begeben? 
• Gibt es einen langfristigen Plan, outgesourcte Prozesse auch wieder zurück ins Haus zu nehmen? 
• Gibt es Informationen und/oder Prozesse, die nicht ausgegliedert werden sollen? 
• Was möchte ich mit dem Outsourcing bewirken? 
• Was bedeutet eine heutige Entscheidung für zukünftige Anwendungen? 
• Ist der outgesourcte Prozess eine Kernkompetenz im eigenen Unternehmen? 

Sicher sind dies nicht alle Fragen, die bei einer Entscheidung pro oder contra Outsourcing beachtet werden müssen, aber sie können bei der Entscheidung hilfreich sein. 

Technisch sind bei den externen Dienstleistern alle Möglichkeiten gegeben. Es bieten sich sogar organisatorisch noch ein paar andere Potenziale, die bei der Entscheidung nicht außer Betracht gelassen werden sollten.

Abschließend lässt sich feststellen, dass Outsourcing beziehungsweise die Cloudnutzung ein Projekt in Ihrem Unternehmen ist, das wie alle anderen Projekte strategisch geführt werden muss. Ad-hoc-Entscheidungen führen meist zu einem negativen Projektverlauf. Nehmen Sie sich zu Beginn Ihres Outsourcing-Projekts die Zeit, um genau die Kosten-/Nutzenaspekte abzuwägen, Betriebsvarianten zu vergleichen, Unternehmensstrategien und Geschäftsziele zu analysieren und die Risiken durch Outsourcing für Ihr Unternehmen zu bewerten. Hierbei können neutrale, qualifizierte Berater*innen mit ihren Erfahrungen im Outsourcing gut unterstützen. 

Nach Abschluss eines strategischen Outsourcing-Konzepts werden sich dann auch die erhofften Effizienzgewinne und der monetäre Nutzen für Ihr Unternehmen einstellen.