Pentadoc setzt auf OKR (2): Wo Licht ist, ist auch Schatten

Wie im ersten Teil der Beitragsserie zur Einführung von OKR in der Pentadoc beschrieben, ergibt die Nutzung der OKR-Methode eine gute und professionelle Basis zum Entwickeln von Zielen für Unternehmen, Team und Mitarbeitenden. Diese klare Orientierung motiviert jeden einzelnen Mitarbeitenden dazu sich persönlich einzubringen. Allerdings zeigten sich bei der Einführung auch einige wenige optimierungswürdige Aspekte bzw. sind nach der initialen Schulung noch Fragen bei unseren Mitarbeitenden offen geblieben. 

Die offenen Fragen konnten in drei zentrale Themenschwerpunkte zusammengefasst werden: 

1. Fragen zum OKR-Framework 
2. Fragen zum Einsatz von OKR im Berufsalltag 
3. Fragen zur OKR-Planning-Strategie 

OKR-Framework

Auch wenn sich die OKR-Methode auf den ersten Blick als nicht komplex darstellt, steckt, wie so häufig, der Teufel im Detail und zeigt sich erst im praktischen Einsatz.  

Eine wichtige Erkenntnis war, dass wir in der OKR-Einweisung noch mehr praktische Beispiele einbauen und die Mitarbeitenden am „echten“ OKR üben lassen sollten. So nehmen wir die Angst vor dem Neuen und schaffen eine vertrauensvolle Umgebung zum Umgang mit OKRs.  

Konkret werden wir in zukünftigen Einweisungen neuer Kolleg*innen mehr praktische Übungen zum OKR-Planning, den konkreten Varianten der Messbarkeit von Key Results und einigen Spezialfragen wie „Wie vermeidet man Evergreens?“ oder „Wie helfen mir Erfolgsfaktoren bei der Definition von Key Results?“ einbauen. 

Entscheidend für den erfolgreichen Einsatz von OKR in der Pentadoc war auch eine frühzeitige Klärung der ‚Tool-Frage‘ zum Einsatz der OKR-Methode.  

Auch wenn in einigen Fachartikel die ‚Tool-Frage‘ als nicht zentrale Themenstellung zur Einführung von OKR präsentiert wird, müssen wir rückblickend sagen: „Wir sind froh die ,Tool-Frage‘ frühzeitig entschieden zu haben“. Anfängliche Versuche mit Excel, miro oder Jira wurden von uns noch vor dem ersten OKR-Planning eingestellt und wir haben uns für ein professionelles Tool entschieden. Dadurch entsteht Transparenz, weil wirklich jedes Ziel von jedem Mitarbeitenden eingesehen werden kann. Es lassen sich Verbindungen der eigenen Arbeit zum konkreten Unternehmensziel, aber auch in der Horizontalen schnell erkennen. 

Beispiel eines Graphen des horizontalen Alignments eines Unternehmens

OKR im Berufsalltag 

Eine zentrale Fragestellung in diesem Kontext war: „Bilden die OKRs nur strategische bzw. innovative Ziele ab oder werden da auch operative Ziele mit aufgenommen?“

In der Vergangenheit nutzte die Pentadoc im Zielmanagement eine an MBO (Management by Objectives) angelehnte Methode. Dabei wurden die Ziele des Mitarbeitenden zu Beginn des Jahres mit der jeweiligen Führungskraft festgelegt und am Ende des Jahres wurde die Erfolgsmessung durchgeführt. Bei den Mitarbeitendenzielen wurden dann regelmäßig eher strategische Ziel definiert, das heißt zur Zielerreichung wurden durch den Mitarbeitenden neben der operativen Arbeit im Tagesgeschäft interne Projekte durchgeführt. 

OKR in der Pentadoc betrachtet die Ziele im Unternehmen ganzheitlich und es wird nicht zwischen operativen und strategischen bzw. innovativen Zielen unterschieden. Durch diese holistische Betrachtung wird die Transparenz für den Einzelnen erhöht. Jeder Mitarbeitende sieht 'alle' strategischen und operativen Ziele 'aller' Kolleg*innen. Dies führt in Folge zu einer höheren Motivation, da jeder Mitarbeitende genau erfassen kann, wie seine Ziele auf die strategischen und operativen Ziele der Kolleg*innen, der Teams und des Unternehmens einzahlen. 

Eines hat sich jedoch herausgestellt: Entweder ist eine Zielsetzung von strategischem Wert oder nicht. Gerade diese Klarheit zu erzwingen ist der Vorteil von OKR. Das Framework hilft dabei, sich nicht wieder in eine Grauzone zu begeben, in der alles verschwimmt, sondern Schwerpunkte zu setzen, die dann fokussiert verfolgt werden. Und dabei ist es unerheblich, ob der strategische Schwerpunkt operationell ist oder ob eine konkrete Marktentwicklung untersucht werden soll. Die Zielsetzung muss deutlich auf die Strategie und mittelfristigen Ziele einzahlen. 

OKR-Planning-Strategie 

Das erste OKR-Planning in der Pentadoc war eher nach dem Top-Down-Ansatz organisiert. Das heißt zunächst wurden die Unternehmensprioritäten für das Quartal vorgestellt und anschließend auch direkt die vom Management festgelegten Unternehmens-OKRs. Im nächsten Planungsschritt setzten sich die Teams zusammen, planten die jeweiligen Team-OKRs und zeigten auf, wie die Teamziele auf die Unternehmens-OKRs einzahlen würden (Alignment). Abschließend wurden durch die Mitarbeitenden die einzelnen Mitarbeitenden-OKRs und das persönliche Alignment zu übergeordneten Zielen definiert.  

Reflektierend mussten wir uns eingestehen, dass dies eher einem klassischen Planungsansatz entspricht, in dem sich Ziele immer an den Vorgaben ausrichten und dem einzelne Team- oder Mitarbeitendenziele zum Opfer fallen, da sie nicht auf die initial geplanten Unternehmensziele einzahlen. Ein echter „Motivationskiller“! 

Mittlerweile haben wir unser viertes OKR-Planning erfolgreich durchgeführt und verfolgen einen stark Bottom-Up- geprägten Ansatz. Dabei finden die ersten Planungsschritte auf der Ebene der Mitarbeitenden statt und über die Teams werden dann abschließend weitere  Unternehmensziele und alle Key Results gemeinsam entwickelt. Dieses Vorgehen schafft ein starkes ‚Alignment‘, - eine von allen getragene, gemeinsame Ausrichtung und eine hohe ‚intrinsische‘ Motivation, das heißt die Mitarbeitenden identifizieren sich mit den Unternehmenszielen und wissen genau, wie sie zur Zielerreichung beitragen. 

Einige Studien beziehungsweise Internetseiten propagieren, dass 70 % aller OKR-Einführungen scheitern. Ich persönlich halte diesen Wert für zu hoch, aber ich bin mir sicher, dass OKR-Einführungen scheitern können, wenn die Mitarbeitenden in dem Einführungsprozess nicht ernst genommen werden. Die offene Kommunikation und der Mut auch Fehler zuzulassen, waren für uns zwei wichtige Rahmenfaktoren vor dem ersten OKR-Planning, welche sich im Nachhinein als Erfolgsfaktoren der OKR-Einführung herausgestellt haben.  

Lesen Sie in den nächsten Teilen der Beitragsserie, welche weiteren Erfahrungen wir mit der OKR-Methode sammeln durften.