Pentadoc setzt auf OKR – unsere Gründe haben Hintergründe

Die Managementmethode Objectives & Key Results (OKR) ist fest mit der Erfolgsgeschichte von Google verknüpft. Ende der 90er Jahre kam die Methode über John Doerr zu Google und wird seit diesem Zeitpunkt für den sagenhaften Erfolg des Unternehmens mitverantwortlich gemacht.

OKR erfährt einen immer größeren Zulauf, so setzen auch namhafte deutsche Unternehmen, wie z.B. BMW, Daimler, Siemens oder Zalando, erfolgreich auf OKR.

Pentadoc setzt in der internen Entwicklung aber auch in vielen Kundenprojekten agile Frameworks, wie beispielsweise Scrum, mit Erfolg ein. Somit war es schlussendlich eine konsequente Entscheidung auch im Zielmanagement auf ein agiles Framework zu setzen.

Doch was spricht für ein agiles Framework wie OKR zur zielgerichteten und modernen Mitarbeiterführung?

2005 ergab die Studie von Norton & Kaplan, dass 9 von 10 Unternehmen bei der Strategieumsetzung versagen.

• 81% der Unternehmen kommunizieren ihre Ziele klar
• 10% der Unternehmen erreichen alle gesetzten Ziele
• 29% der Mitarbeiter werden durch das Unternehmen bei der Zielerreichung mitgenommen und ausreichend motiviert
• 22% der Unternehmen nutzen ihre Ressourcen effizient

Auch die Ergebnisse aus Studien von Brightline und Reflective zeigen ein deutliches Bild auf: Das Zielmanagement in Unternehmen kann deutlich optimiert werden.

Auch wenn sich die Situation bei Pentadoc nicht ganz so dramatisch darstellte, stellten wir immer wieder fest, dass bei dem von uns eingesetzten Zielmanagement, welches sich stark an dem von Peter Drucker entwickelten MBO (Management by Objectives) orientierte, Ziele nicht oder nur unzureichend erreicht wurden.

Die Hauptursachen wurden analysiert und konnten in 3 Gruppen aufgeteilt werden:

1. Fehlender Fokus
   Es existierten teilweise unklare Ziele, welche darüber hinaus nicht immer an Prioritäten des Unternehmens, sondern eher an Einzelinteressen ausgerichtet waren. Es fehlte häufig der richtige Fokus auf das Wesentliche.
2. Fehlende Transparenz & Abstimmung
   Manche Ziele wurden nur ein bis zweimal im Jahr abgestimmt, d.h. häufig herrschte eine große Intransparenz über konkrete Zielerreichungen. Es brauchte ein hohes Eigeninteresse, um informiert zu sein, wie und an was die Kollegen aktuell arbeiten (evtl. kann ich ja helfen), wie es mit einem Thema in der Pentadoc weitergeht oder ob alle Teams am gleichen Strang ziehen.
3. Unklarer bzw. fehlender Fortschritt & Engagement
   Fehlende Transparenz bzw. unzureichende Kommunikation über Ziele führte häufig zu nicht zielgerichteter Motivation, teilweise auch zu Überlastung und häufig wurde die Frage gestellt: Übernimmt jeder die erwartete Verantwortung?

OKR versprach hier bessere Ergebnisse und nach dem Besuch von verschiedenen Seminaren und dem Austausch mit Experten konnten wir folgende Eckpunkte festmachen, an denen OKR deutliche Vorteile gegenüber klassischen Zielmanagement-Methoden aufweist:

Alignment oder die „gemeinsame“ Ausrichtung

Langfristig erreicht ein Unternehmen nur dann seine wichtigsten strategischen Ziele, wenn diese in direkter Verbindung mit dem übergreifenden Unternehmensleitbild stehen. Wenn alle Mitarbeiter wissen, welchen Beitrag sie zu dieser Vision leisten und wie sie diese strategischen Ziele selbst in kleinere umsetzbare Teilziele herunterbrechen können, wird ein unternehmensweites Alignment erreicht.

Transparenz

Ein Kernbestandteil der OKR-Implementierung ist die Transparenz aller Objectives und Key Results im gesamten Unternehmen. Sie stärkt wesentlich die Zusammenarbeit und das wachsende Verständnis untereinander, denn: alle Mitarbeiter wissen, woran andere Kollegen oder Abteilungen arbeiten und wie sie diese unterstützen können. Pentadoc setzt zur Dokumentation der OKRs und der Zielerreichungen die Lösung workpath ein.

Commitment

Die besten Ziele werden direkt von den Menschen formuliert, die täglich an ihnen arbeiten. Commitment entsteht, wenn Unternehmens-, Team- und Mitarbeiterziele Top-down- und Bottom-up entwickelt werden. Dabei kommen die Strategien für die Ziele zu etwa 40% aus der Unternehmens- oder Teamführung (top-down) und zu etwa 60% von Teams und Mitarbeitenden (bottom-up).

Intrinsische Motivation

Intrinsische Motivation entsteht, wenn sich Mitarbeiter mit der Unternehmensvision und den gelebten Werten des Unternehmens identifizieren und einen klaren Sinn in ihrem täglichen Tun erkennen. Die persönlichen Ziele der Mitarbeiter sind durch die Orientierung und die direkte Verbindung mit dem übergreifenden Unternehmensleitbild verknüpft.

Selbstorganisation

Bei der OKR-Methode organisieren sich die Teams und Mitarbeiter selbst. Bei Pentadoc werden zweiwöchentlich die persönlichen OKRs in Check-ins besprochen und die Team-OKRs werden im Zielerreichungsgrad angepasst.

Starker Fokus

Die OKR-Methode hilft dabei, sich auf die wichtigen Dinge zu fokussieren. Im OKR Framework gilt die Faustregel: Maximal fünf Objectives mit maximal je vier Key Results.

Stetige Verbesserung

OKR baut auf den agilen Werten und Prinzipien auf. Teil davon ist das so genannte "dynamische Selbstbild": dahinter steht die Annahme, dass wir uns durch kontinuierliches Lernen und Ausprobieren ständig weiterentwickeln. Am Ende jedes OKR-Zyklus leiten wir in der Pentadoc Maßnahmen und Verbesserungen für den nächsten OKR-Zyklus ab.

Pentadoc befindet sich nun im dritten OKR-Zyklus und wir stellen ganz klar fest: die Einführung von OKR ist ein großer Veränderungsprozess für Pentadoc und verlangt allen Beteiligten ein hohes Eigenengagement ab. Doch schon nach so kurzer Zeit konnten wir deutliche Vorteile der Methode feststellen und die Motivation der Mitarbeiter im Umgang mit OKR wuchs.

Trotz aller Euphorie machten wir bei der OKR-Einführung auch Fehler. Welche genau berichten wir dann im 2. Teil dieses Beitrages.