Projekte agil umsetzen (1): Weniger Fehler machen 

Mit dieser Artikelserie möchten wir an den Artikel „Agilität – was ist das eigentlich? Warum es so gut ist, keinen Plan mehr zu haben.“ anknüpfen, in dem wir gezielt auf die Vorteile und die Notwendigkeit der Agilität im Unternehmenskontext eingegangen sind. 

Im Tagesgeschäft haben wir in Pentadoc, aber auch unsere Kunden es immer wieder mit Aufgaben zu tun, die viele Merkmale eines Projektes aufweisen. Ein Projekt ist nach DIN 69901 ein Vorhaben, bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht werden soll und das sich dadurch auszeichnet, dass es im Wesentlichen ein einmaliges Vorhaben ist. Ein Projekt ist ein inhaltlich begrenztes und gegen andere Tätigkeiten eines Trägers abgegrenztes Vorhaben. 

Ein Projekt kann groß oder klein sein, in jedem Fall ist es einmalig und einzigartig, zeitlich begrenzt und bedingt ein klar definiertes Ergebnis. Sie haben grundsätzlich eine Veränderung zum Ziel. Projekte benötigen in der Regel eine Vielzahl an Ressourcen. An einem Projekt sind immer Menschen - in beliebiger Anzahl - beteiligt. Reine Maschinenarbeit ist demnach kein Projekt. 

Schon früh haben sich Vorgehensmodelle, wie das „V-Modell“ des Bundes, etabliert, welche die Projektumsetzung planbarer und erfolgreicher machen sollten. Die klassischen Vorgehensmodelle deckten jedoch nur die Anforderungen an ein stringentes, gradlinig umzusetzendes Projekt ab, was in der heutigen VUKA-Welt nicht mehr zeitgemäß erscheint. 

Es wird komplexer

VUKA ist ein Akronym und enthält die Begriffe Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität. Volatilität steht für mehrfache Veränderungen innerhalb eines kurzen Zeitraums, Unsicherheit für die Unvorhersehbarkeit von Ereignissen und die damit verbundenen Planungsschwierigkeiten, mit denen Unternehmen konfrontiert sind. Komplexität beschreibt die Menge der Interaktionen zwischen den Akteur*innen im Unternehmenskontext und beteiligten Strukturen in der Welt, die ein hohes Maß an Wechselwirkungen beinhalten. Ambiguität schließlich bedeutet, dass Situationen und Informationen mehrdeutig sind und unterschiedliche Interpretationen zulassen. 

PWC hat 2017 im Report “Agile Project Delivery Confidence” ermittelt, dass agile Projekte 28 Prozent erfolgreicher als klassische Projekte sind. Weiter spricht der Report aber auch von Risiken in agilen Projekten und der Notwendigkeit von Kontrollen und Planung. 

Agile Projekte unterscheiden sich in drei wesentlichen Punkten von klassischen Projektansätzen.  

1. Bei dem Projektvorgehen
   Am Anfang eines agilen Projekts steht nicht wie bei klassischen Projektvorgehensmethoden eine komplexe Planungsphase, welche dann umgesetzt wird. Die Planung verläuft iterativ-inkrementell, also schrittweise und aufeinander aufbauend in wiederholenden Planungszyklen im Team.  
2. Rollen und Zusammensetzung des Teams 
   Das Team ist nicht hierarchisch, sondern es organisiert sich weitgehend selbst. 
3. Autonome Verteilung der Aufgaben  
   Im Gegensatz zu der klassischen Planung, bei welcher der Projektleiter sowohl die Arbeitspakete als auch die verantwortlichen Teammitglieder festlegt, legt das Team pro Sprint fest, wer welche Aufgaben im Sprint übernimmt.  

Welche Risiken gilt es bei agilen Projekten zu beachten? 

Forrester hat in einer Studie festgestellt das drei Viertel der Projekte scheitern. Auch wenn wie von PWC erhoben, agile Projekte 28 Prozent erfolgreicher als klassische Projekte sind, können diese scheitern beziehungsweise werden aus Sicht der Auftraggeber nicht erfolgreich umgesetzt. Welche Gründe können zum Scheitern eines agilen Projektes führen? 

• Die Ziele des Teams beziehungsweise des einzelnen Teammitglieds sind nicht definiert 
  „Ohne Ziel stimmt jeder Weg“ sagt ein Sprichwort. Oder anders formuliert, „ohne Ziel kann jeder Schritt schon ein falscher sein“. Ohne eindeutige Definition der Teamziele und der individuellen Ziele eines Teammitglieds schlingern gerne auch agile Projekte in alle möglichen Richtungen. Das kostet Zeit, Geld, Reputation und Nerven. 
• Die gewählte Projektmethode passt nicht zur Aufgabenstellungen 
  Agile Frameworks, wie zum Beispiel Scrum, sollten bei komplexen Aufgabenstellungen mit vielen Abhängigkeiten und permanenten Änderungen eingesetzt werden. Bei überschaubaren Herausforderungen kommt man meist schneller ohne agile Frameworks voran. 
• Der Auftraggeber beziehungsweise Stakeholder nimmt nicht am agilen Projekt teil 
  Wird der oder die Auftraggeber im agilen Projekt nicht kontinuierlich eingebunden, so kann er sich womöglich am Projektende beziehungsweise bei der Auslieferung des Inkrements nicht mit dem End- respektive Zwischenergebnis identifizieren. Darüber hinaus ist es dann meist aus Zeit oder Budgetgründen nicht mehr möglich, Änderungswünsche umzusetzen. 
• Die Rolle des Product Owners (PO) wird falsch besetzt 
  Wenn Sie dem agilen Team einen klassischen Projektleiter als PO zur Seite stellen, birgt dies ein sehr hohes Risiko. Entweder hat dieser Schwierigkeiten, Kompetenzen abzugeben (zum Beispiel, welche Aufgabe schafft es in den Sprint) oder das Team wälzt aus Gewohnheit Verantwortung ab. Ebenso gefährlich ist es einen PO einzusetzen, welcher sich nicht durchsetzen kann. Der PO muss die Anforderungen der Stakeholder verstehen, aber auch managen und dann priorisiert an das Team kommunizieren. Auch die Pflege des Informationsflusses in die andere Richtung, also aus dem Team in Richtung der Stakeholder, fällt in das Verantwortungsspektrum des PO. 
• Das agile Framework wird unterschätzt 
  Die Frameworks repräsentieren die Erfahrung unzähliger Spezialisten und Praktiker. Sie dienen der Entwicklung derjenigen Kommunikations- und Verhaltensweisen, die grundlegend für eigenorganisiertes und wertorientiertes Arbeiten sind. Wenn Sie beispielsweise auf einen erfahrenen Scrum Master verzichten oder Sie streichen die unangenehmen Events aus dem Kalender (kostet zu viel Zeit und ist nicht Ihr Ding), dann ist die Chance auch hoch, dass ihr agiles Projekt nicht funktioniert.  
• Unzureichende Abstimmungen und gemeinsame Events 
  Insbesondere im Zeitalter der zunehmenden Remote-Zusammenarbeit kann unzureichende Kommunikation dem agilen Projekt enorm schaden. Der PO und der Scrum Master sollten der transparenten und zeitgerechten Kommunikation von Abhängigkeiten, Anforderungen, Hindernissen/Impediments, Fristen und anderen wichtigen Informationen höchste Priorität einräumen.  

Wenn Agil, dann konsequent 

Bei agilen Projekten geht es nicht darum, eine einzelne Methode oder ein agiles Framework „korrekt“ umzusetzen, es geht vor allem darum, weniger Fehler zu machen und den Teammitgliedern die notwendigen Freiheiten und Strukturen an die Hand zu geben, die sie brauchen, um sich selbst zu organisieren.  

Im nächsten Teil der Artikelserie stellen wir die Pentadoc-Methode P.OINT vor und geben wichtige Tipps, wie sie ihr agiles Projekt erfolgreicher gestalten können.