Projekte agil umsetzen (2): mit P.OINT erfolgreicher sein

P.OINT ist aus verschiedenen Kundenprojekten der Pentadoc AG entstanden und zeichnet sich durch die „Veredelung“ und Kombination vorhandener agiler Frameworks und die Nutzung einfacher Werkzeuge aus, um ein transparentes Vorgehen mit einer hohen Traktion oder viel mehr Produktivität zu garantieren.

Aus unseren Beobachtungen wird manch eine Agile Transformation nach dem Motto „doppelte Arbeit in der halben Zeit“ eingeläutet. Häufig enden diese Projekte mit demotivierten und ausgebrannten Teammitgliedern, frustrierten Stakeholdern und an sich zweifelnden Product Ownern. Warum ist das so: trotz Agilität sind die erhofften Zuwächse an Produktivität ausgeblieben!

Agile Frameworks haben das Potential, Projekte schneller zu machen. Produktivität ist aber eher ein mögliches Ergebnis und nicht das Ziel von agiler Arbeit. Zu Beginn eines Projektes kann Agilität auch zu einer Verlangsamung führen: Planning, Daily Standups, Refinement, Review und die Retrospektive, all diese Meetings kosten Zeit. Agile Frameworks spielen ihre Stärken erst aus, wenn das Team seinen „Rhythmus“ beziehungsweise seine eigene Geschwindigkeit gefunden hat.

Die von Jeff Sutherland erhöhte Produktivität kommt dann zustande, wenn ein optimal zusammengestelltes Team Schutz, Zeit und Klarheit gewinnt, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Dazu braucht es aber neben einem agilen Framework Methoden, welche bei einem klassischen Projekt Standard waren, bei agilen Projekten aber oft vergessen oder als unwichtig eingestuft werden.

Die P.OINT zugrunde liegende Idee besteht in der Reduzierung der Anfangshürden und Berührungsängsten bei agilen Frameworks, der mittel- bis langfristigen Planbarkeit von agilen Veränderungen und der Optimierung der Team-Traktion beziehungsweise der Produktivität.

P.OINT ergänzt agile Frameworks um folgende Komponenten:

1. Ramp-up Phase
2. Inception Phase
3. Abschlussphase
4. Quality Gates

Die Ramp-up Phase

Während der Ramp-up Phase legen Sie das Fundament für ihr agiles Projekt. Zu Beginn der Ramp-up Phase wird in P.OINT die so genannte Produkt-Vision erstellt. Die Produkt-Vision erklärt dem Entwicklungsteam das Ziel und beinhaltet unter anderem Informationen zu:

• Wertschöpfung (Welchen Mehrwert liefert die Maßnahme?)
• Zielgruppe (Für wen ist diese Maßnahme?)
• Auslöser und Bedürfnisse (Warum wird diese Maßnahme durchgeführt?)
• Merkmale (Welche besonderen Merkmale soll das Ergebnis der Maßnahme haben?)
• Skizze des Produktes (Wie soll die Lösung aussehen?)

Eine Produkt-Vision dient der Zielbeschreibung. Sie basiert auf einer möglichen Voruntersuchung oder Machbarkeitsstudie und dem Projektantrag, daher können Teile aus zuvor erstellten Ergebnisdokumenten in die Produkt-Vision übernommen werden.

Neben der Produkt-Vision ist aber auch das Thema Purpose wichtig. Purpose kann mit Absicht beziehungsweise Zweck übersetzt werden. Der Purpose wird in agilen Projekten zur zweck- und zielgerichteten Orientierung verwendet. Soweit erstmal nichts Neues und der ein oder andere kann den Begriff Purpose auch nicht mehr hören, da er aktuell etwas inflationär verwendet wird. Aus unserer Beobachtung ist es aber wichtig, bei dem Thema Purpose eine Ebene tiefer im Projekt einzusteigen, bei dem Persönlichen-Purpose.

Persönlicher-Purpose, was ist das?

Sinn des Persönlichen-Purpose ist eine Art natürliches Bedürfnis des Menschen. Was als sinnvoll erlebt wird, erzeugt in uns eine innere Kraft und versorgt uns mit Energie fürs Handeln. Ohne das Gefühl von Sinn fehlt uns nicht nur der Grund, etwas zu tun, zu glauben oder zu verändern, es fehlt auch ein wesentlicher Beitrag zum Wohlbefinden und einem gelingenden Leben. Oder kurzgesagt, wenn Sie sich im Projekt nicht mit dem Persönlichen-Purpose befassen, kann es zu mangelnder Motivation der Teammitglieder führen und in der Konsequenz zu schlechter Selbstführung und Produktivität.

Fazit Ramp-up Phase

Ist mit der Produkt-Vision das Ziel beschrieben und mit dem Purpose der Zweck definiert, sollten noch klassische Dinge in der Ramp-up Phase geklärt werden, welche zu einem späteren Zeitpunkt gegebenenfalls zu einem Projektstopp führen können:

• Wie sieht der Business Case aus, also welchen Nutzen stiftet das Projekt und welche Kosten sind zu kalkulieren?
• Wo bestehen Schnittstellen und/oder Abhängigkeiten zu anderen Projekten? Wie sieht die Projektabgrenzung bzw. der Scope aus, also welche Komponenten gehören zum Projekt und welche nicht?
• Wer sind die relevanten Stakeholder?
• Welche Ressourcen werden für die Projektdurchführung benötigt?
• Welche Risiken bestehen für das Projekt?
• Welche internen und externen Restriktionen müssen beachtet werden, zum Beispiel wo muss der Betriebsrat, Datenschutz und/oder IT-Sicherheit eingeschaltet werden, welche Gesetze müssen beachtet werden?
• Welche Tools werden zum Beispiel für Kommunikation, Planung, Dokumentation, Status und Testmanagement im Projekt eingesetzt

Die Ramp-up Phase ist die entscheidende Phase in ihrem agilen Projekt, in der mit Hilfe von agilen, aber auch klassischen Methoden grundsätzliche Bedingungen geklärt werden müssen – vor allem im Hinblick auf das “Ergebnis” am Ende des Projektes und die Rahmenbedingungen auf dem Weg zum Ergebnis.

Im nächsten Teil der Artikelserie werfen wir den Blick auf die Inception Phase im P.OINT-Werkzeugkoffer.