Vom Geschäftsprozess zur Automatisierung: Die typischen Hürden

Aber was muss ich dabei beachten? Kann ich den Menschen einfach so durch eine Maschine ersetzen? Welche Prozesse sind geeignet und wie finde ich diese?

Viele Prozesse – welche sind die Richtigen?

Unsere Empfehlung ist hier „Start small, think futuristic“. Zuerst eignen sich wenig komplexe Prozesse, die jedoch in erheblicher Menge vorkommen. Idealerweise sind dies administrative Prozesse, die keine direkten Auswirkungen auf Kunden haben. Somit kann man mit dem System lernen und eignet sich die Basis an, ohne größere Risiken nach außen zu erzeugen. Die komplexen Prozesse können dann sukzessive integriert werden.

Ein Prozess – viele Wege führen nicht immer nach Rom

Ist ein bestimmter Prozess identifiziert, sollte vor der Umsetzung eine Prozessanalyse und -optimierung durchgeführt werden. In Workshops mit den operativen Bereichen sollten unter anderem folgende Fragen beantwortet werden:

• Arbeiten alle Abteilungen für diesen Prozess gleich?
• Welche Schritte sind ggf. nicht mehr notwendig oder auch wie kann der Prozess besser laufen?
• Wo und warum entstehen im Prozess Unterbrechungen?
• Welche Schnittpunkte gibt es zu anderen Bereichen?

Als Ergebnis aus diesem Schritt sollte ein optimierter und standardisierter Prozess entstanden sein. In den meisten Fällen ist dabei externe Begleitung hilfreich. Ob es nun Betriebsblindheit ist, die Konzentration auf Ausnahmefälle oder eine vorschnelle Zufriedenheit - Stolperfallen gibt es viele und alle erschweren den Weg zu erfolgreicher Prozessoptimierung. 

Compliance-Beachtung senkt Risiken

In Deutschland spielt der Datenschutz eine erhebliche Rolle. Wie werden Daten verarbeitet, welche werden wo gespeichert und wie werden diese wieder gelöscht? All diese Fragen sind auch bei Prozessautomatisierungen zu berücksichtigen. Es empfiehlt sich direkt von Beginn an die entsprechenden Bereiche einzubinden.

Auswahl der geeigneten Software

Hier gilt es sich auf dem Markt einen genauen Überblick zu verschaffen und die Anbieter vor der Beauftragung mittels Proof of Concept mit Originalprozessen genau unter die Lupe zu nehmen. Weiterhin sollte die Kompatibilität mit bereits bestehenden Systemen auf dem Prüfstand gestellt werden.

Faktor Mensch

Bei der Einführung von Automatisierungsprozessen ist ein zentraler Bestandteil die Akzeptanz der Mitarbeiter. Meist schwingt die Sorge mit, dass „durch die Maschine mein Arbeitsplatz weg rationalisiert wird“. Diese Ängste sind ernst zu nehmen, denn tut man dies nicht, hemmen die eigenen Mitarbeiter*innen gegebenenfalls den Fortschritt. Deswegen haben wir auch hier gezielt eigene Kompetenzenaufgebaut, um Sie zu unterstützen – weitere Informationen zu unserer Integration von Change-Themen in IT-Projekte finden Sie unter PentaBalance.