Warum es in der digitalen Transformation nicht nur um Bits und Bytes geht 

Um in der digitalen Transformation erfolgreich dabei zu sein, braucht es technische Experten und den Einsatz modernster Technologien. Allerdings reicht dies allein nicht aus. Was noch dazu gehört sind Mut, eine klare Vision und das Mitnehmen der gesamten Organisation auf diese spannende Reise. Nur durch einen ganzheitlichen Ansatz kann das volle Potenzial ausgeschöpft werden!

 

Stellen wir uns einmal vor, die erste Expedition zum Mond hätte wie folgt stattgefunden: eine Gruppe von Ingenieuren entwickelt eine Rakete basierend auf der modernsten Technik, basierend auf deren Vorstellungen an Funktionalität und Design. Es wird entwickelt, ohne die tatsächlichen Anforderungen der Astronauten oder der Forscher erfragt zu haben. Regelmäßige Erprobungen, Feedbackrunden oder ein Austausch z.B. über das Handling der Instrumente finden nicht statt. Nach Fertigstellung der Rakete wird das Team der Astronauten, bestehend aus bisher sich unbekannten, in der Technik ungeschulten Personen, in die Rakete gesetzt mit dem Auftrag zum Mond zu fliegen. Welche Projektvision mit dieser immensen Aufgabe verbunden ist, wissen nur die obersten Führungspersonen. Zu guter Letzt darf sich das zusammengewürfelte Team erst an Bord kennenlernen und während des Fluges sollen sie sich mit der Technik vertraut machen. Klingt völlig an den Haaren herbeigezogen? Ja, definitiv! Muss es anders laufen, um erfolgreich solch eine herausfordernde Mission zu meistern? Ja, definitiv!

Und genau hier setzen wir an. Natürlich wird ein komplexes Raumfahrtprojekt so niemals in der Realität angegangen, da die Folgen eines Scheiterns sehr hoch sind. Aber unsere Beobachtungen bestätigen, dass auf die oben beschriebene Weise leider sehr viele Projekte der digitalen Transformation durchgeführt werden, obwohl dort die Folgen fehlender Zusammenarbeit ebenfalls sehr kostspielig sein können.  Auch hier braucht es neben der richtigen Technologie, der Ausrichtung der Geschäftsprozesse auch die Einbeziehung der involvierten Menschen. In unseren Mandaten begegnen wir vielen unterschiedlichen Herausforderungen und Gegebenheiten, so dass wir in diesem Beitrag einige sehr häufig erlebte Situationen und unsere Antwort darauf vorstellen.

 

1.Angst vor Veränderung

Unsicherheit oder sogar Angst ist ein uraltes Gefühl oder Instinkt, der uns das Überleben seit unserer Entstehung sichern soll. Auch wenn es im Unternehmen selten ums Überleben geht, so sind diese Gefühle eine normale Reaktion. Sie stellt sich ein, wenn Veränderungen anstehen und Unbekanntes auf einen zukommt. Unterschiede zeigen sich jedoch in der Ausprägung und Intensität. Angst, den neuen Anforderungen nicht gewachsen zu sein, nicht mithalten zu können, obsolet zu werden oder auch an Macht und Einfluss einzubüßen. Die Möglichkeiten sind hier so vielfältig wie die Mitarbeitenden.

Ängste sind erstmal nur im Verborgenen vorhanden, zeigen sich anschließend oftmals in Zurückhaltung, Blockaden, Gegenwehr oder sogar aggressivem Verhalten. Eine Blockierung des Neuen ist keine Seltenheit und gefährdet stark den Projekterfolg, insbesondere wenn Verbündete gesucht werden und Mikropolitik betrieben wird. Gruppen bilden sich, die sich um Einzelne formieren und versuchen, den eigenen Handlungsspielraum zu erweitern, um eigene Interessen durchzusetzen entziehen sich zeitgleich sukzessive der Einflussnahme des Unternehmens.  Um diesen Dynamiken frühzeitig zu begegnen, ist es erfolgsentscheidend von Anfang an diesem Thema mit Ernsthaftigkeit und Geduld zu begegnen. Und hierbei unterstützen wir unsere Kunden.

  • Präventiv haben sich bspw. Workshops zum Thema Digitalisierung und den dazu benötigten Fähigkeiten bewährt ebenso wie Formate, welche die Fähigkeit des lebenslangen Lernens oder den natürlichen persönlichen Prozess bei Veränderungen beleuchten.
  • Aktiv beziehen wir die Stakeholder in den Veränderungsprozess mit ein, erarbeiten Ist- und Sollszenarien und deren Folgen, bringen Teams zusammen, um Verständnis zu generieren und helfen durch Einzelcoachings in der individuellen Situation Chancen zu erkennen. Einen signifikanten Einfluss haben Führungskräfte in diesem Prozess, so dass wir durch Workshops und Einzelcoachings auch hier unterstützen, diese tragende Rolle zu meistern.

Beteiligten Raum zu geben, gehört und ernst genommen zu werden, sind neben Transparenz, Mut und Offenheit Schlüsselfaktoren, die es gilt weiterauszubauen.

 

2. Unverständnis gegenüber der Projektvision 

Aufbauend auf den Blockaden durch Unsicherheit und Angst, kommt häufig die Frage auf: „Warum machen wir das überhaupt? Bei uns läuft doch alles gut.“ Vielen, auch jungen Menschen, fällt es schwer in manchen Projekten den Sinn hinter der Änderung zu sehen. Auch fehlt ihnen der Sinn für ihr eigenes Tun, ihre eigene Rolle. Dies ist jedoch besonders wichtig, denn nur durch das Verstehen des Sinns kann eine intrinsische Motivation für das Erreichen des Ziels entwickelt werden. Dies wiederum unterstützt Mitarbeitende, gesund und dauerhaft gute Leistungen zu erzielen. Andernfalls tritt bestenfalls der Modus „Dienst nach Vorschrift“ ein. Folglich ist der Schlüssel gegen das Unverständnis, einen Sinn zu finden und einen gemeinsamen Weg zu entdecken die Visionen und Ziele, den sog. Purpose anzustreben. Daher liegt es uns als Pentadoc am Herzen, durch verschiedene Formate die Vision, Absichten und Ziele auf allen Ebenen im Unternehmen transparent zu machen und in Einklang zu bringen.   Auch hier binden wir die Führungskräfte mit ein, bauen auf deren Kompetenz und Erfahrung auf, so dass diese in den veränderten Anforderungen ihre Rolle bestmöglich ausfüllen können. Ein möglicher Weg dorthin führt über den sog. „golden circle“, bei dem der Kern allen Tuns im Verständnis des Warums steckt. Darauf aufbauend werden gemeinsam Strategien entwickelt zur Umsetzung der Vision, gefolgt von der Benennung klarer Handlungsschritte.

 

3. Vorbehalte gegenüber der Technologie

Eine weitere Blockade auf dem Weg zu einem erfolgreichen Projekt ist das fehlende Verständnis für die eingesetzte Technologie. Insbesondere das Thema KI wird meist auf zwei Arten wahrgenommen: 1) Es kann alles auf Knopfdruck erledigen und 2) es werden keine menschlichen Mitarbeiter benötigt. Und beides ist in der Realität so nicht korrekt: Jede KI-Technologie muss zunächst an die Zielvorgaben angepasst und antrainiert werden. Die Projektteilnehmer gehen hier häufig mit falschen Erwartungen an das Projekt, wodurch es zu knappen Zeitplänen und frustrierten Gemütern kommt. Zusätzlich wird nicht gesehen, dass die KI-Technologien aus einem bestimmten Grund eingeführt werden: die Mitarbeiter sollen im Tagesgeschäft entlastet werden. Häufig fallen repetitive Aufgaben an, die den Arbeitsalltag verlangsamen und Zeit für die komplexeren Aufgaben rauben. Mit der korrekten Technologie wird den Mitarbeitern Zeit geschaffen, sich um die Aufgaben zu kümmern, die nur von Menschen erledigt werden können. Besonders im Fokus stehen Aufgaben, die den Kundennutzen erhöhen und wertschöpfend sind. Damit tragen sie erheblich zum Unternehmenserfolg bei. Wir helfen mit unserer Beratung dabei, die Fähigkeiten der Technologie korrekt einzuschätzen und einen Mehrwert für das Projekt zu generieren, von dem alle profitieren.  Ohne der Technologie am Ende feindlich gegenüber stehen zu müssen.

 

4. Fehlende Kreativität

Viele Unternehmen wünschen sich von Ihren Mitarbeitenden, dass diese neuen Ideen und Verbesserungsvorschläge einbringen. Ein beliebter Ansatz hierfür ist, vorzugeben, dass z.B. freitags ein bis zwei Stunden Zeit einzuplanen sind, um Ideen zu entwickeln. Meist ist die Enttäuschung groß, wenn das Ergebnis nicht den Vorstellungen entspricht. Denn so einfach ist es leider nicht, innovativ zu sein. Innovation benötigt mehr. Werden die drei bisherigen Kernpunkte im Unternehmen beachtet und mit Leben gefüllt, eröffnet das ungeahnte Möglichkeiten. Denn wenn es gelingt, dass jeder Mitarbeitende auf allen Ebenen nicht nur einen Sinn hinter seinem Tun erkennt, sondern aktiv an der gemeinsamen Zielsetzung beteiligt ist, gepaart mit Transparenz, Mut und Offenheit bildet sich ein Närhboden für Innovationen. Ideen können entstehen und offen diskutiert werden. Natürlich dürfen es neue bahnbrechende Ideen sein, doch gerade im laufenden Projekt gibt es unzählige Möglichkeiten Nutzen zu stiften. So können z.B. durch das Aufdecken weiterer Einsatzmöglichkeiten der bestehenden Softwarepotenziale genutzt und Kosten eingespart werden oder das neu denken der Abläufe den Kundennutzen steigern. Wir unterstützen unsere Kunden auf diesem Weg. Das beginnt mit Anwendertrainings, geht über die Moderation von Anwender-Entwickler-Gruppen bis hin zur Durchführung gemeinsamer Produkt-Visions-Workshops um Einsatzmöglichkeiten bestehender Lösungen aufzudecken.

 

5. Starre Strukturen

Um all den Entwicklungen Raum zu geben, die durch den Einsatz neuer Technologien für die Belegschaft entstehen können, benötigt es entsprechende Rahmenbedingungen. So nützt es nichts, die Eigenmotivation der Mitarbeiter zu fördern, sie zu unterstützen, eigenverantwortlich und unternehmerisch zu handeln oder die Neugierde auf die Nutzung neuer Technologien zu wecken, wenn starre Hierarchien oder zementierte Tätigkeitsbeschreibungen kein persönliches und fachliches Wachstum zulassen. Hier ist die Unternehmensführung gefragt, in adäquaten Schritten einen Wandel nicht nur zuzulassen, sondern diesen zu unterstützen und vorzuleben – auf allen Ebenen. Ein mittlerweile bewährter Ansatz, um zielorientiert und gleichzeitig anpassungsfähig komplexe Aufgaben umzusetzen, ist der Einsatz agiler Methoden. Diese Methoden bieten die Möglichkeit, in flexiblen Teams die verschiedenen Stakeholder partizipieren zu lassen. Über kurze Zeitabschnitte werden Ergebnisse besprochen, justiert und weiter optimiert. Damit ist ein „Mitnehmen“ sichergestellt, ebenso wie bedarfsgerechte Entwicklung. Pentadoc steht hier beim Aufbau zur Seite, erfüllt bei Bedarf spezifische Rollen oder coacht Mitarbeitende in ihrer Rolle.

Uns ist klar, und das zeigt auch die Projekterfahrung, dass Änderungen nicht von heute auf morgen umgesetzt werden können – jedes Unternehmen hat seine eigene Historie und Geschwindigkeit. Genau darauf gehen wir gemeinsam mit unseren Kollegen von PentaBalance ein, um Schritt für Schritt mit unseren Kunden den Weg zu gehen. So schaffen wir Synergien aus Technologie und Kultur. Lasst uns das Unmögliche möglich machen!

 

 

 

 

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