So etablieren Sie in Ihrem Unternehmen ein digitales Dokumentenmanagement 

 

Mit einem digitalen Dokumentenmanagement können Unternehmen ihr Datenmanagement effizienter und sicherer organisieren. Erfahren Sie hier, was bei der Implementierung beachtet werden sollte und wie Sie das passende Dokumentenmanagementsystem für die Bedarfe in Ihrem Unternehmen finden. 

 

Definition: Was versteht man unter digitalem Dokumentenmanagement? 

Alle Prozesse zur Erstellung, Organisation, Speicherung, Abrufung und Verwaltung von Dokumenten und Informationen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation werden unter dem Begriff Dokumentenmanagement zusammengefasst. Betrachtet wird dabei der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments – von der Erstellung oder dem Erhalt über die Archivierung bis zur Entsorgung. Dadurch soll sichergestellt werden, dass alle Personen korrekt mit den Dokumenten umgehen. 

 

Inzwischen werden viele Dokumente digital erstellt und geteilt. Um auch hier nicht den Überblick zu verlieren, sollten Unternehmen jeder Größe frühzeitig darüber nachdenken, wie Sie Ihre elektronischen Dokumente sinnvoll managen. Mit einem digitalen Dokumentenmanagement (auch Enterprise Content Management) wird dies sichergestellt und die Zusammenarbeit an Dokumenten kann effizienter erfolgen. Dazu muss beim Aufbau eines digitalen Dokumentenmanagements darauf geachtet werden, dass die Dokumente gemäß internen und externen Vorschriften sicher aufbewahrt werden, leicht zugänglich und auffindbar sind und effektiv genutzt und verwaltet werden können. 

 

Dafür nutzen viele Unternehmen sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Diese machen digitale Dokumente nicht nur innerhalb des Unternehmens verfügbar, sondern ermöglichen auch die kollaborative Zusammenarbeit über Korrekturen, Kommentare oder digitale Unterschriften. Daran zeigt sich, dass es sich beim digitalen Dokumentenmanagement im besten Fall um mehr als eine digitale Ablage handelt.  

 

Digitales Dokumentenmanagement in der Anwendung 

Ein System zum digitalen Dokumentenmanagement wird vielfältig eingesetzt – sowohl innerhalb eines Unternehmens als auch im Austausch mit Geschäftspartnern und Kunden. Wichtig ist dabei, das DMS-System so aufzubauen, dass es zu den spezifischen Bedarfen des jeweiligen Unternehmens passt.  

 

Typische Dokumentgruppen, die im digitalen Dokumentenmanagement erfasst werden, sind: 

 

  • Verträge mit Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten etc. 
  • Angebote 
  • Rechnungen 
  • Belege 
  • E-Mails 
  • Urkunden, Gutachten und sonstige Nachweise 
  • Fotos, Grafiken, Videos für Dokumentation oder Marketing 
  • Präsentationen 
  • technische Zeichnungen 
  • Diagramme und Berechnungen 

 

Warum sollten Unternehmen ein digitales Dokumentenmanagement etablieren? 

Die effiziente Organisation von Dokumenten ist für Unternehmen wichtig. Schon ein selbstständiger Freelancer kann Probleme mit dem Finanzamt bekommen, wenn er seine Rechnungen und Ausgaben nicht strukturiert ablegt. Noch wichtiger ist ein digitales Dokumentenmanagement dementsprechend für größere Unternehmen, indem effiziente Prozesse nicht nur gegenüber Externen, sondern auch intern im Unternehmen essenziell sind.  

 

Ein typisches Beispiel, das verdeutlicht, wie wichtig ein effizientes Dokumentenmanagement ist, ist die Erstellung einer Präsentation für einen potenziellen Kunden. Vermutlich werden mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen Zuarbeiten für die Präsentation liefern. Erstellt nun jeder eine eigene Präsentation und legt diese auf dem eigenen Rechner ab, so entstehen zusätzliche Aufwände, alle Dokumente zusammenzufügen und im Fall eines kurzfristigen Ausfalls eines Beteiligten oder schlicht kommunikativen Missverständnissen können Teile der Präsentation verloren gehen. Noch gravierender sind solche Probleme bei der Erstellung von Verträgen und anderen Rechtsdokumenten. Mit einem durchdachten digitalen Dokumentenmanagement kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten den aktuellen Projektstand kennen und keine doppelten Arbeiten erfolgen. Zudem werden Änderungen und Arbeitsschritte von allen Beteiligten nachvollziehbar dokumentiert. 

 

Diese Beispiele aus der Praxis zeigen, dass sich durch ein digitales Dokumentenmanagement für Unternehmen viele Vorteile ergeben. Aus diesen Gründen sollten Unternehmen ein digitales Dokumentenmanagement etablieren: 

 

  • Effiziente Prozesse in der Zusammenarbeit: Ein elektronisches Dokumentenmanagement ermöglicht es, dass mehrere Personen ortsunabhängig an einem Dokument arbeiten. Insbesondere in Unternehmen mit mehreren Standorten oder Home-Office-Regelungen ist dies essenziell und spart Zeit und Kosten. 
  • Klare Workflows: In einem digitalen Dokumentenmanagementsystem können klare Workflows definiert werden, sodass sichergestellt wird, dass Verantwortliche zum richtigen Zeitpunkt in den Prozess eingebunden werden. Das sorgt für mehr Verlässlichkeit und schont die Ressourcen der Mitarbeiter. 
  • Nachvollziehbarkeit: Durch ein Revisionssystem im Rahmen eines digitalen Dokumentenmanagements wird deutlich, wer wann welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat. Das führt zu einer besseren Nachvollziehbarkeit und mehr Transparenz.  
  • Bessere Auffindbarkeit: Über eine Verschlagwortung können Dokumente, die digital abgelegt wurden, innerhalb weniger Sekunden wiedergefunden werden. 
  • Automatisierung: Viele Prozesse können durch eine digitales Dokumentenmanagement automatisiert werden.  
  • Sicherheit und Datenschutz: Zugriffsberechtigungen können bei einem digitalen Dokumentenmanagement individuell erteilt werden, sodass der Schutz sensibler Daten gewährleistet ist. 
  • Rechtsicherheit: Wird ein digitales Dokumentenmanagement von Beginn an anhand der rechtlichen Anforderungen aufgebaut, so erhöht sich für alle Beteiligten die Rechtssicherheit. 
  • Nachhaltigkeit: Ein digitales Dokumentenmanagement spart jede Menge Papier und ist damit umweltfreundlicher und nachhaltiger als die klassische Papierablage. 

 

Funktionen von digitalen Dokumentenmanagementsystemen 

Digitales Dokumentenmanagement hat unterschiedliche Facetten. Ein individueller Zuschnitt auf Bedarfe und Prozesse des jeweiligen Unternehmens ist daher unerlässlich. Am besten lassen Sie sich dabei durch entsprechende Experten unterstützen, die systematisiert mit Ihnen erarbeiten, welche Prozesse über das digitale Dokumentenmanagementsystem abgewickelt werden sollen. 

 

Folgende Funktionen sind für viele Unternehmen sinnvoll: 

 

  • Erfassung von Dokumenten: Dadurch wird sichergestellt, dass alle Dokumente im DMS erfasst und verlässlich archiviert werden. 
  • Verwaltung von Dokumenten: Durch beispielsweise eine Verschlagwortung können Dokumente schnell wieder aufgefunden werden. 
  • Zugriffsberechtigungen für Dokumente: Damit Dokumente nur von Befugten eingesehen und bearbeitet werden können, sollte das DMS ermöglichen, individuelle Zugriffsberechtigungen zu erteilen. 
  • Kollaborative Zusammenarbeit: Eine digitale Zusammenarbeit über Änderungen und Kommentare ermöglicht eine effektive, kollaborative Zusammenarbeit. Zudem ist eine Versionskontrolle eine hilfreiche Funktion, um Änderungen nachvollziehen zu können. 
  • Digitale Unterschriften: Mit einem System für rechtssichere digitale Unterschriften können Projekte tatsächlich vollständig digital abgewickelt werden. Das spart Zeit und Kosten im eigenen Unternehmen und bei den Kunden. 
  • Datensicherung: Eine Datensicherung über Backups ist unerlässlich, wenn Dokumente digital verwaltet werden. 
  • Datenschutz: Funktionen wie Verschlüsselung erhöhen die Datensicherheit. Integration anderer Systeme: Das digitale Dokumentenmanagement sollte auf die bestehenden Systeme, z.B. Content-Management-Systeme, und Programme abgestimmt sein. 

 

Arten von digitalen Dokumentenmanagementsystemen 

Das digitale Dokumentenmanagement kann über verschiedene Arten von Dokumentenmanagementsystemen organisiert werden. Die Unterschiede liegen vor allem in den organisatorischen Funktionen, Datenschutz und -sicherheit und der Systembereitstellung. Grundsätzlich wird zwischen den folgenden digitalen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) unterschieden. 

 

DMS vor Ort (On-Premises-Systeme) 

Bei sogenannten On-Premises-Systemen werden Hard- und Software im Unternehmen selbst vorgehalten. Dadurch sind die Initialkosten entsprechend hoch; es fallen aber im Verhältnis geringe Folgekosten an. Mit einem DMS vor Ort behalten Unternehmen die volle Kontrolle und können das System gut individualisieren. Die Skalierungsmöglichkeiten sind aber beschränkt. 

 

Cloud-basierte Systeme (Open-Source-Systeme) 

Cloud-basierte DMS-Systeme werden von spezialisierten Anbietern erstellt und sind für den branchenübergreifenden Einsatz konzipiert. Die Server werden durch den Anbieter verwaltet. Die Kosten sind hier meist relativ gering, da Sie keinen eigenen Server vorhalten müssen. Unter Umständen fallen jedoch Zusatzkosten für eine Individualisierung an. Ein Nachteil bei diesen DMS kann sein, dass Anpassungen an die branchenspezifischen Anforderungen nur bedingt möglich sind. 

 

Hybride Dokumentenmanagementsysteme  

Bei hybriden DMS werden lokale und Cloud-Komponenten kombiniert. So können Kosten optimiert werden. Sie bieten hinsichtlich Kosten, Aufwand und Individualisierung einen guten Mittelweg zwischen On-Premises- und Open-Source-Systemen. 

 

Branchenspezifische Dokumentenmanagementsysteme 

Einige Anbieter von DMS-Software haben sich auf bestimmte Branchen spezialisiert und ihr Produkt auf die Aufgaben und Prozesse in diesen zugeschnitten. Sofern für Ihre Branche ein passendes DMS verfügbar ist, minimiert dies den Aufwand deutlich und oftmals auch die Kosten, weil Anpassungen und Individualisierungen nur in geringem Umfang notwendig sind. 

 

Workflowbasierte Dokumentenmanagementsysteme 

Diese Art von DMS ist speziell auf das Workflow Management ausgerichtet. Insbesondere, wenn Sie mit einem DMS die kollaborative Zusammenarbeit organisieren wollen, bieten sich solche Systeme an. Wichtig ist, dass vorab geprüft wird, ob wirklich alle benötigten Prozesse über das DMS abgebildet werden können. 

 

Records Management Dokumentenmanagementsysteme 

Beim Records Management handelt es sich nur um einen Teilbereich des digitalen Dokumentenmanagements, bei dem es um das revisionssichere Archivieren von Daten geht. Wenn Sie lediglich eine elektronische Archivierung organisieren wollen, kommen Records-Management-Systeme infrage. Weitere Funktionen wie eine kollaborative Zusammenarbeit sind über DMS dieser Art nicht möglich. 

 

Das passende Dokumentenmanagementsystem finden 

Damit sich Aufwand und Kosten für die Etablierung eines Dokumentenmanagementsystems lohnen, sollte die Wahl der DMS-Lösung gut durchdacht sein. Wir beraten Sie gern, welche Art von DMS für Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen die passende Wahl ist. 

 

Checkliste: Das gilt es beim Aufbau eines digitalen Dokumentenmanagements zu beachten 

Als Orientierung können Sie vor der Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagements folgende Fragen für Ihr Unternehmen beantworten, um die passende DMS-Lösung zu finden: 

 

  • Welche Art von Dokumenten soll verwaltet werden? 
  • Welchen Umfang haben die zu verwaltenden Dokumente? 
  • Welche Abteilungen sollen mit dem digitalen Dokumentenmanagement arbeiten? 
  • Für welche Prozesse soll das digitale Dokumentenmanagement verwendet werden? 
  • Welche Aspekte haben für Sie beim Dokumentenmanagement Priorität (z.B. schnelle Auffindbarkeit, einfache Handhabung, Datensicherheit, Skalierbarkeit etc.)? 
  • Sollen bestehende Systeme in das digitale Dokumentenmanagementsystem integriert werden? 
  • Sind weitere Nutzungsaspekte relevant, zum Beispiel Mehrsprachigkeit oder Barrierefreiheit? 

 

Best Practices für digitales Dokumentenmanagement 

Die Wahl des DMS ist die eine, der richtige unternehmensinterne Umgang damit die andere Voraussetzung, damit digitales Dokumentenmanagement gelingt. Die folgenden Best Practices können auch in Ihrem Unternehmen helfen, Dokumente effizient digital zu verwalten: 

 

Klare Zuständigkeiten und Zugriffsberechtigungen 

Bereits beim Aufsetzen des DMS sollten die Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigungen individuell zugewiesen werden, sodass von Beginn an der Datenschutz gewährt wird. Für die Freischaltung von Zugriffsberechtigungen sollte ein klarer Prozess etabliert werden. 

 

Grundsätze für die kollaborative Zusammenarbeit 

Durch klare Prozesse für Feedback und Änderungen erhöht sich die Qualität der Rückmeldungen und die Beteiligten sind effizienter, wenn sie Dokumente bearbeiten. 

 

Unterschiedliche Versionen vermeiden 

Ein Vorteil eines digitalen Dokumentenmanagements liegt darin, dass Teammitglieder von unterschiedlichen Orten auf dieselben Dokumente zugreifen können. Die Zusammenarbeit sollte in einer Datei erfolgen. Unterschiedliche Versionen führen zu Verwirrung und erhöhen die Fehleranfälligkeit. Effizienter ist ein digitales Dokumentenmanagement mit Versionskontrolle. 

 

Logische Ordnerstruktur und Verschlagwortung 

Auch im Digitalen ist Ordnung das halbe Leben. Durch eine logische Ordnerstruktur und eine Verschlagwortung im System abgelegter Dokumente können diese schneller und besser wieder aufgefunden werden. 

 

Revisionssichere Archivierung 

Für eine rechtlich korrekte Archivierung sollte diese insbesondere bei wichtigen Dokumenten revisionssicher erfolgen. Damit ersparen Sie sich die Papierablage. 

 

Regelmäßige Backups 

Für die Datensicherheit sollten regelmäßig Backups erfolgen, um für den Fall von technischen Problemen oder Cyberattacken gerüstet zu sein. Der Backup-Prozess kann manuell oder automatisch erfolgen. 

 

Schulung und Beratung zur Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagements 

Lassen Sie sich bei der Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagements in Ihrem Unternehmen durch uns unterstützen: Mit unseren Beratungs- und Schulungsangeboten stellen wir sicher, dass Ihre Mitarbeiter das DMS von Beginn an richtig und effizient nutzen. 

 

Pentadoc: Wir unterstützen Sie dabei, ein digitales Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen aufzubauen 

Nutzen Sie die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagements bestmöglich für Ihr Unternehmen. Wir von Pentadoc unterstützen Sie bei der digitalen Transformation. Seit über 25 Jahren beraten wir Unternehmen, wie sie digitale Visionen im Unternehmensalltag zu verankern. In bereits mehr als 850 Projekten konnten wir mit unserem 5D-Modell Unternehmen zu einer erfolgreichen digitalen Transformation verhelfen. Dabei gehen wir in fünf Schritten vor: 

 

  1. Strategie: Anhand Ihrer Reifegrade und Ihrer individuell wirksamen Handlungsfelder entwerfen wir ein ehrlich machbares Umsetzungsszenario. 
  1. Technologie: Profitieren Sie von unserer Expertise und Erfahrung für die technologische Umsetzung Ihrer Digitalisierungsvorhaben. 
  1. Prozess: Wir entwerfen einen funktionierenden Prozess für Ihr Digitalisierungsprojekt. 
  1. Kultur: Digitale Transformation ist mehr als Technologie. Wir beraten Sie, wie der Wandel in Ihrem Unternehmen gelingt und alle Mitarbeiter mitnimmt. 
  1. Organisation: Als Experten für Unternehmensorganisation wissen wir genau, an welchen Stellen wir ansetzen müssen, um Ihr Digitalisierungsvorhaben zu realisieren. 

 

Unsere Beratungsleistungen (Auszug): 

  • Customer Communication Management 
  • Einsatz künstlicher Intelligenz 
  • Dokumenten- und Enterprise Content Management 
  • Output Management 
  • Input Management 
  • Dokumenten- und Informationsmanagement in der Cloud 
  • Selfservice 
  • Testautomatisierung- und Management 

 

Jetzt Erstberatung zur Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagements vereinbaren 

Wir unterstützen auch Sie dabei, digitale Transformation in Ihrem Unternehmen zu leben und ein passgenaues digitales Dokumentenmanagement zu etablieren. Vereinbaren Sie dazu jetzt einen Erstberatungstermin mit uns!