Die Digitalisierung verändert die Versicherungsbranche grundlegend. Versicherungsunternehmen stehen vor der Herausforderung, große Mengen an Dokumenten und Anfragen schnell, zuverlässig und kosteneffizient zu verarbeiten – eine Aufgabe, die ohne moderne digitale Lösungen kaum noch zu bewältigen ist. Kundinnen und Kunden wünschen sich zunehmend ein vollständig digitales Serviceerlebnis und stellen dabei hohe Erwartungen. 

Angesichts steigender Kosten und des Mangels an Fachkräften ist es kaum möglich, diesen Anforderungen noch gerecht zu werden. Zudem wachsen die regulatorischen Anforderungen und die Menge an Daten, die verarbeitet und genutzt werden muss, nimmt stetig zu. Viele Versicherungen kämpfen aufgrund der geschilderten Probleme mit Bearbeitungsrückständen, Erreichbarkeit und mangelnder Kundenorientierung. Häufig liegt das auch daran, dass der Kundenservice zu eindimensional gedacht wird und so den Bedürfnissen von digital affinen Kunden nicht gerecht wird. Die steigenden Aufwände lassen sich ohne den gezielten Einsatz von digitalen Lösungen kaum bewältigen.

Digitalisierung und Automation bieten ein enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung und Kostenreduktion. Entscheidend ist dabei jedoch, dass Unternehmen ihre Prozesse – beginnend beim Input Management – strategisch angehen, um sich erfolgreich im Wettbewerb zu positionieren. Denn viele Digitalisierungs- und Automationsstrategien sind ein bunter, aber wilder Blumenstrauß. Dabei fehlt oftmals die End-to-End-Perspektive und eine bewusste Steuerung von Kundenanliegen. Hier braucht es ein intelligentes Anliegen- und Input Management.

Diese Herausforderungen können durch den strategischen Aufbau von Input Mangement Systemen zielgerichtet gelöst werden:

Als Input Management bezeichnet man die Bündelung und Verarbeitung geschäftsrelevanter Daten, die aus unterschiedlichen Kanälen eingehen. Daten, die im Input Management verarbeitet werden, können Dokumente wie PDF oder Bilddateien sein, aber auch Inhalte aus E-Mails oder Formularen. Die unterschiedlichen Formate werden im Rahmen des Input Managements strukturiert erfasst. Zum Input Management gehört auch die Identifikation geeigneter Hard- und Software sowie die Einrichtung dieser, um Dokumente zu erfassen, zu verwalten und zu archivieren. Damit ist Input Management Teil des Enterprise Content Managements (ECM), das alle Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Unterstützung organisatorischer Prozesse sowie das Erfassen, Speichern, Verwalten und Bereitstellen von Inhalten in Unternehmen umfasst.

Aufgaben Input Management

Mit dem Input Management sollen folgende Aufgaben erfüllt werden:

• Digitalisierung und digitale Verarbeitung von eingehenden Dokumenten
• digitale Erfassung von strukturierten und unstrukturierten Daten aus unterschiedlichen Quellen
• Informationsfluss im Unternehmen
• Qualitäts- und Korrektheitskontrolle
• zuverlässige digitale Ablage

Diese Werkzeuge können für ein automatisiertes Input Management genutzt werden:

Unternehmen profitieren von folgenden Vorteilen des Input Managements:

Die Bearbeitung eingehender Dokumente und Kommunikationsanfragen wird für Unternehmen zunehmend anspruchsvoller – und gleichzeitig immer wichtiger. Angesichts dieser Entwicklung fordert das Management verstärkt innovative Lösungen. Besonders Generative Künstliche Intelligenz (KI) wird in den kommenden Jahren das traditionelle Input Management grundlegend verändern und in vielen Bereichen ersetzen.

Viele Unternehmen fragen sich: Das bestehenden Input Management mit modernen KI-Services erweitern oder durch moderne KI-Lösungen ersetzen? Zur Beantwortung sollten sich Unternehmen vier Fragen stellen:

Pentadoc geht auf diese Fragen bei der Entwicklung einer Strategie für Ihr Input Management Schritt für Schritt ein. Basierend auf unserer Erfahrung empfehlen wir in solchen Fällen die Durchführung einer KI-Gap-Analyse. Dabei werden die bestehenden Systeme hinsichtlich ihrer Funktionalität geprüft, und es wird eine klare funktionale sowie technische Abgrenzung für den zukünftigen KI-Einsatz im Input Management definiert.

Für diese Versicherungsunternehmen haben wir bereits das Input Management optimiert:

Seit mehr als 25 Jahren unterstützt Pentadoc Unternehmen dabei, digitale Visionen erfolgreich in die Praxis umzusetzen. Mit unserer tiefgehenden Branchenkenntnis und unserem technologischen Know-how begleiten wir Versicherer auf ihrem Weg der digitalen Transformation. In über 850+ Projekten haben wir bewiesen, dass wir sowohl die Herausforderungen der Branche als auch die passenden technologischen Lösungen verstehen und gezielt einsetzen können.

Unsere besondere Stärke liegt in unserem maßgeschneiderten Ansatz: Jedes Projekt wird individuell betrachtet, um passgenaue Digitalisierungsstrategien zu entwickeln. Denn für uns steht fest: Digitalisierung bringt nur dann echten Mehrwert, wenn sie spürbare Ergebnisse liefert.