Unternehmens­weite Informations­logistik

Das Ziel eines wertvollen Informations- oder Dokumentenmanagements liegt nicht darin, jede Information für jeden verfügbar zu machen. Ganz im Gegenteil: Mit Lösungen, die anstelle einer Informationsflut auf intelligente Informationsfilter setzen, soll die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung gestellt werden. Kurz:

Die Grundidee ist eine unternehmensweite Informationslogistik oder, anders gesagt, eine bedarfsgerechte Informationsversorgung.

Auf dem Weg zur funktionierenden Informationslogistik spielt der Geschäftsprozess eine ganz entscheidende Rolle. Der Prozess gibt vor, welche Information in welchem Prozessschritt – zu welchem Zeitpunkt – an welchen Mitarbeiter übermittelt werden muss. Der Prozess ist also ein ganz wichtiger Motor für einen reibungslosen Informations- und Kommunikationsaustausch.

Die Grundlage einer unternehmensweiten Informationslogistik sind insbesondere die Kommunikationsschnittstellen in und aus dem Unternehmen das sogenannte Input- und Output-Management im Griff zu haben.

Input Management

Im Kontext einer übergreifenden Geschäftsprozessbearbeitung bezeichnet das Eingangsmanagement (Posteingangsbearbeitung/Input Management) das automatisierte Erfassen, Aufbereiten und Verarbeiten von analogen und digitalen Dokumenten und Informationen durch technische Komponenten, Software-Technologie und Dienstleistungen. Ziel des Eingangsmanagements ist die Gewinnung und Transformation von Informationen aus einer Vielzahl von Inhalten zum Ziele der Datenverarbeitung und Informationsbeschaffung.

Sachbearbeitung

Nachdem alle Schritte zur Erschließung des Inhaltes eines Dokumentes abgeschlossen sind, muss das Dokument verteilt und durch die jeweiligen Mitarbeiter bearbeitet werden.
Ziel ist es durch zusätzliche Nutzdatenerfassung die Sachbearbeitung komplett maschinell abzuschließen, indem Fall würde die Sachbearbeitung dunkel, ohne manuelles Eingreifen, ablaufen. So können beispielsweise alle für die Änderung einer Bankverbindung notwendigen Dokumentfelder im Eingangsmanagement erfasst und die Stammdatenpflege maschinell durchgeführt werden.
Von Breitenbearbeitung, Einfachsachbearbeitung oder 1st Level spricht man, wenn einfache Geschäftsvorfälle fallabschließend bearbeitet werden. Z.B. fällt die Bearbeitung einer Rücksendung, inkl. der notwendigen Adressermittlung (beispielsweise durch Auslösen einer Einwohnermeldeamtsanfrage) in diesen Bereich.

Output Management

Das Ausgangsmanagement (Output Management) dient im Wesentlichen dazu, die unterschiedlichen Kommunikationsinhalte aus der Geschäftsprozessbearbeitung kontrolliert und nutzungsorientiert auf unterschiedlichen Wegen der Zielgruppe bereitzustellen. Als mögliche Verteilungswege können dann unterschiedliche Ausgabe- und Distributionsmedien zum Einsatz kommen, wie beispielsweise Brief, E-Mail, Fax, Datenübermittlung mittels EDI oder XML oder in Portalen.