Insourcing vs. Outsourcing – Eine „Make or Buy“-Entscheidung
Das digitale Input und Output Management wird zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor in der Kundenzentrierung und folglich im Wettbewerb um die Kund*innen. Die Verbesserungsfähigkeit der Produktivität, die Kosteneffizienz und die Flexibilität, mit der auf neue Anforderungen reagiert werden kann, ist ein klarer Vorteil für die Unternehmen. Denn an dieser Schnittstelle entscheidet sich maßgeblich die Kundenzufriedenheit. Die Herausforderungen an das Betreibermodell für das Input- und Output Management eines Unternehmens steigen folglich unentwegt und werden im Rahmen des Digitalisierungsdrucks auch permanent hinterfragt.
Mit diesem Hintergrund stellt die Betreibermodellentscheidung die wesentliche Basis bei der Ausrichtung beziehungsweise bei der Neuausrichtung des digitalen Input- und Output Management dar. Sie betrifft alle Schritte, die dafür durchlaufen werden müssen. Die „Make or Buy“-Entscheidung sollte dabei regelmäßig neu geprüft werden, um aktuelle Anforderungen oder auch neue Möglichkeiten des Marktes in die eigene Strategie einfließen zu lassen.
Welches Betreibermodell im Endeffekt am sinnvollsten ist, wird vor allem durch den optimalen Anteil an Outsourcing versus Insourcing von Kompetenzen und Aufgaben bestimmt. Um individuelle Digitalisierungschancen im Input- und Output Management optimal zu nutzen und nachhaltig wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen von jedem Unternehmen sehr spezifische Parameter individuell bewertet werden.
Zur Unterstützung und zur transparenten Herleitung des individuellen Betreibermodells für digitales Input- und Output Management hat Pentadoc die Methode PentaSOURCE entwickelt. PentaSOURCE bewertet mit praxiserprobten Werkzeugen, in welcher Situation welcher Grad an Outsourcing für das jeweilige Input- und Output Management der richtige Weg ist. Alle aktuellen Parameter der individuellen Digitalisierungsmöglichkeiten werden berücksichtigt.
Bewertung der Betreibermodelle und Definition von Lösungsmodellen
Den ersten Schritt der Bewertung stellt die Erhebung der möglichen Betriebsvarianten für das Input- bzw. Outputmanagement dar.
Dabei werden, wie in der beispielhaften Abbildung demonstriert, für verschiedene Betriebsvarianten im Input Management anhand der Wertschöpfungskette Input Management und der im jeweiligen Unternehmen vorhandenen Anforderungen mögliche Betriebsvarianten definiert.
Häufig ist es dabei ratsam, einzelne Prozessschritte entlang der Wertschöpfungskette im Input Management in Pakete zu gruppieren, welche zusammenhängende Geschäftsservices umfassen, beispielsweise das Paket „Aufbereitung und Scanning von Briefpost“.
Jede einzelne Betriebsvariante wird im nächsten Schritt mittels einer SWOT-Analyse detaillierter analysiert, gegebenenfalls können auf Basis der SWOT-Analysen bereits einzelne Betriebsvarianten ausgeschlossen werden.
Für die Empfehlung einer Betriebsvariante werden die möglichen Betriebsvarianten für die qualitative Beurteilung im 3. Schritt in einer Nutzwertanalyse bewertet. Dazu werden zuerst die wichtigsten Ziele und Anforderungen (fachliche Anforderungen und kritische Erfolgsfaktoren) definiert. Nach der Definition der Bewertungskriterien werden diese mittels einer Präferenzmatrix gewichtet.
Durch die Befüllung der Präferenzmatrix entsteht eine übergreifende Gewichtung der Bewertungskriterien.
Zur Finalisierung der Nutzwertanalyse werden die definierten Betriebsvarianten anhand der mittels Präferenzmatrix gewichteten Kriterien bewertet und miteinander verglichen.
Neben der qualitativen Beurteilung über die Nutzwertanalyse sind auch die zu erwartenden Kosten zu berücksichtigen. Zur Erhebung der effektiven Kosten ist eine Evaluation auf Basis von detaillierten Anforderungen unerlässlich. Dabei ist bei der kostenseitigen Betrachtung der Betriebsvarianten folgende Berechnungsgrundlagen besonders zu beachten:
Bei Insourcing-Betriebsvarianten
- Berechnung der Personalkosten für Betriebsvarianten im Insourcing
- Kostenschätzung der HW/SW-Kosten
- Implementierungskosten
Bei Outsourcing-Betriebsvarianten
- Kostenschätzung der Outsourcing-Kosten
- Implementierungskosten zum Setup der Outsourcing-Dienstleistung
Neben den Investitionskosten sind bei einem Kostenvergleich auch die Betriebskosten zu betrachten. Diese sollten für einen Zeitraum von 3-5 Jahren kalkuliert werden. Die Betrachtung der Fehlverarbeitungskosten schließt dann den Kostenvergleich ab. Die Fehlverarbeitungskosten sollten in jedem Falle betrachtet werden. Auch wenn diese Kosten häufig in der Inhouseverarbeitung nicht im Detail erhoben werden, so besteht jedoch in den Outsourcingvarianten die Möglichkeit, mittels Pönalvereinbarungen diese Kosten auf den Dienstleister zu verlagern.
Autor
Guido Schmitz
Guido Schmitz ist Mitbegründer und Vorstandsmitglied der Pentadoc AG. Als Berater betreut Guido Schmitz Unternehmen in Prozessen der Strategieentwicklung im Bereich Informationslogistik, führt und moderiert Workshops zum Anforderungsdesign. Guido Schmitz ist ein gefragter Keynotespeaker auf Strategietagungen und Kongressen.
