You searched for feed - Pentadoc AG https://pentadoc.com/ Die Unternehmensberatung für Versicherungen Wed, 27 May 2026 08:22:50 +0000 de hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.8 https://pentadoc.com/wp-content/uploads/2024/09/cropped-Artboard-1-6-32x32.png You searched for feed - Pentadoc AG https://pentadoc.com/ 32 32 Digitales Dokumentenmanagement https://pentadoc.com/digitales-dokumentenmanagement/ Mon, 27 Jan 2025 10:46:49 +0000 https://pentadoc.com/?page_id=3948 So etablieren Sie in Ihrem Unternehmen ein digitales Dokumentenmanagement    Mit einem digitalen Dokumentenmanagement können Unternehmen ihr Datenmanagement effizienter und sicherer organisieren. Erfahren Sie hier, was bei der Implementierung beachtet werden sollte und wie Sie das passende Dokumentenmanagementsystem für die Bedarfe in Ihrem Unternehmen finden.    Definition: Was versteht man unter digitalem Dokumentenmanagement?  Alle Prozesse [...]

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]]> So etablieren Sie in Ihrem Unternehmen ein digitales Dokumentenmanagement 

 

Mit einem digitalen Dokumentenmanagement können Unternehmen ihr Datenmanagement effizienter und sicherer organisieren. Erfahren Sie hier, was bei der Implementierung beachtet werden sollte und wie Sie das passende Dokumentenmanagementsystem für die Bedarfe in Ihrem Unternehmen finden. 

 

Definition: Was versteht man unter digitalem Dokumentenmanagement? 

Alle Prozesse zur Erstellung, Organisation, Speicherung, Abrufung und Verwaltung von Dokumenten und Informationen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation werden unter dem Begriff Dokumentenmanagement zusammengefasst. Betrachtet wird dabei der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments – von der Erstellung oder dem Erhalt über die Archivierung bis zur Entsorgung. Dadurch soll sichergestellt werden, dass alle Personen korrekt mit den Dokumenten umgehen. Welche Software unterstützt Ihr Dokumentenmanagement? Software für Versicherungen

 

Inzwischen werden viele Dokumente digital erstellt und geteilt. Um auch hier nicht den Überblick zu verlieren, sollten Unternehmen jeder Größe frühzeitig darüber nachdenken, wie Sie Ihre elektronischen Dokumente sinnvoll managen. Mit einem digitalen Dokumentenmanagement (auch Enterprise Content Management) wird dies sichergestellt und die Zusammenarbeit an Dokumenten kann effizienter erfolgen. Dazu muss beim Aufbau eines digitalen Dokumentenmanagements darauf geachtet werden, dass die Dokumente gemäß internen und externen Vorschriften sicher aufbewahrt werden, leicht zugänglich und auffindbar sind und effektiv genutzt und verwaltet werden können. 

 

Dafür nutzen viele Unternehmen sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Diese machen digitale Dokumente nicht nur innerhalb des Unternehmens verfügbar, sondern ermöglichen auch die kollaborative Zusammenarbeit über Korrekturen, Kommentare oder digitale Unterschriften. Daran zeigt sich, dass es sich beim digitalen Dokumentenmanagement im besten Fall um mehr als eine digitale Ablage handelt.  

 

Digitales Dokumentenmanagement in der Anwendung 

Ein System zum digitalen Dokumentenmanagement wird vielfältig eingesetzt – sowohl innerhalb eines Unternehmens als auch im Austausch mit Geschäftspartnern und Kunden. Wichtig ist dabei, das DMS-System so aufzubauen, dass es zu den spezifischen Bedarfen des jeweiligen Unternehmens passt.  

 

Typische Dokumentgruppen, die im digitalen Dokumentenmanagement erfasst werden, sind: 

 

  • Verträge mit Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten etc. 
  • Angebote 
  • Rechnungen 
  • Belege 
  • E-Mails 
  • Urkunden, Gutachten und sonstige Nachweise 
  • Fotos, Grafiken, Videos für Dokumentation oder Marketing 
  • Präsentationen 
  • technische Zeichnungen 
  • Diagramme und Berechnungen 

 

Warum sollten Unternehmen ein digitales Dokumentenmanagement etablieren? 

Die effiziente Organisation von Dokumenten ist für Unternehmen wichtig. Schon ein selbstständiger Freelancer kann Probleme mit dem Finanzamt bekommen, wenn er seine Rechnungen und Ausgaben nicht strukturiert ablegt. Noch wichtiger ist ein digitales Dokumentenmanagement dementsprechend für größere Unternehmen, indem effiziente Prozesse nicht nur gegenüber Externen, sondern auch intern im Unternehmen essenziell sind. Sichere und effiziente Migration Ihrer Dokumente: Datenmigration für Versicherungen

 

Ein typisches Beispiel, das verdeutlicht, wie wichtig ein effizientes Dokumentenmanagement ist, ist die Erstellung einer Präsentation für einen potenziellen Kunden. Vermutlich werden mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen Zuarbeiten für die Präsentation liefern. Erstellt nun jeder eine eigene Präsentation und legt diese auf dem eigenen Rechner ab, so entstehen zusätzliche Aufwände, alle Dokumente zusammenzufügen und im Fall eines kurzfristigen Ausfalls eines Beteiligten oder schlicht kommunikativen Missverständnissen können Teile der Präsentation verloren gehen. Noch gravierender sind solche Probleme bei der Erstellung von Verträgen und anderen Rechtsdokumenten. Mit einem durchdachten digitalen Dokumentenmanagement kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten den aktuellen Projektstand kennen und keine doppelten Arbeiten erfolgen. Zudem werden Änderungen und Arbeitsschritte von allen Beteiligten nachvollziehbar dokumentiert. 

 

Diese Beispiele aus der Praxis zeigen, dass sich durch ein digitales Dokumentenmanagement für Unternehmen viele Vorteile ergeben. Aus diesen Gründen sollten Unternehmen ein digitales Dokumentenmanagement etablieren: 

 

  • Effiziente Prozesse in der Zusammenarbeit: Ein elektronisches Dokumentenmanagement ermöglicht es, dass mehrere Personen ortsunabhängig an einem Dokument arbeiten. Insbesondere in Unternehmen mit mehreren Standorten oder Home-Office-Regelungen ist dies essenziell und spart Zeit und Kosten. 
  • Klare Workflows: In einem digitalen Dokumentenmanagementsystem können klare Workflows definiert werden, sodass sichergestellt wird, dass Verantwortliche zum richtigen Zeitpunkt in den Prozess eingebunden werden. Das sorgt für mehr Verlässlichkeit und schont die Ressourcen der Mitarbeiter. 
  • Nachvollziehbarkeit: Durch ein Revisionssystem im Rahmen eines digitalen Dokumentenmanagements wird deutlich, wer wann welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat. Das führt zu einer besseren Nachvollziehbarkeit und mehr Transparenz.  
  • Bessere Auffindbarkeit: Über eine Verschlagwortung können Dokumente, die digital abgelegt wurden, innerhalb weniger Sekunden wiedergefunden werden. 
  • Automatisierung: Viele Prozesse können durch eine digitales Dokumentenmanagement automatisiert werden.  
  • Sicherheit und Datenschutz: Zugriffsberechtigungen können bei einem digitalen Dokumentenmanagement individuell erteilt werden, sodass der Schutz sensibler Daten gewährleistet ist. 
  • Rechtsicherheit: Wird ein digitales Dokumentenmanagement von Beginn an anhand der rechtlichen Anforderungen aufgebaut, so erhöht sich für alle Beteiligten die Rechtssicherheit. 
  • Nachhaltigkeit: Ein digitales Dokumentenmanagement spart jede Menge Papier und ist damit umweltfreundlicher und nachhaltiger als die klassische Papierablage. 

 

Funktionen von digitalen Dokumentenmanagementsystemen 

Digitales Dokumentenmanagement hat unterschiedliche Facetten. Ein individueller Zuschnitt auf Bedarfe und Prozesse des jeweiligen Unternehmens ist daher unerlässlich. Am besten lassen Sie sich dabei durch entsprechende Experten unterstützen, die systematisiert mit Ihnen erarbeiten, welche Prozesse über das digitale Dokumentenmanagementsystem abgewickelt werden sollen. 

 

Folgende Funktionen sind für viele Unternehmen sinnvoll: 

 

  • Erfassung von Dokumenten: Dadurch wird sichergestellt, dass alle Dokumente im DMS erfasst und verlässlich archiviert werden. 
  • Verwaltung von Dokumenten: Durch beispielsweise eine Verschlagwortung können Dokumente schnell wieder aufgefunden werden. 
  • Zugriffsberechtigungen für Dokumente: Damit Dokumente nur von Befugten eingesehen und bearbeitet werden können, sollte das DMS ermöglichen, individuelle Zugriffsberechtigungen zu erteilen. 
  • Kollaborative Zusammenarbeit: Eine digitale Zusammenarbeit über Änderungen und Kommentare ermöglicht eine effektive, kollaborative Zusammenarbeit. Zudem ist eine Versionskontrolle eine hilfreiche Funktion, um Änderungen nachvollziehen zu können. 
  • Digitale Unterschriften: Mit einem System für rechtssichere digitale Unterschriften können Projekte tatsächlich vollständig digital abgewickelt werden. Das spart Zeit und Kosten im eigenen Unternehmen und bei den Kunden. 
  • Datensicherung: Eine Datensicherung über Backups ist unerlässlich, wenn Dokumente digital verwaltet werden. 
  • Datenschutz: Funktionen wie Verschlüsselung erhöhen die Datensicherheit. Integration anderer Systeme: Das digitale Dokumentenmanagement sollte auf die bestehenden Systeme, z.B. Content-Management-Systeme, und Programme abgestimmt sein. 

 

Arten von digitalen Dokumentenmanagementsystemen 

Das digitale Dokumentenmanagement kann über verschiedene Arten von Dokumentenmanagementsystemen organisiert werden. Die Unterschiede liegen vor allem in den organisatorischen Funktionen, Datenschutz und -sicherheit und der Systembereitstellung. Grundsätzlich wird zwischen den folgenden digitalen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) unterschieden. 

 

DMS vor Ort (On-Premises-Systeme) 

Bei sogenannten On-Premises-Systemen werden Hard- und Software im Unternehmen selbst vorgehalten. Dadurch sind die Initialkosten entsprechend hoch; es fallen aber im Verhältnis geringe Folgekosten an. Mit einem DMS vor Ort behalten Unternehmen die volle Kontrolle und können das System gut individualisieren. Die Skalierungsmöglichkeiten sind aber beschränkt. 

 

Cloud-basierte Systeme (Open-Source-Systeme) 

Cloud-basierte DMS-Systeme werden von spezialisierten Anbietern erstellt und sind für den branchenübergreifenden Einsatz konzipiert. Die Server werden durch den Anbieter verwaltet. Die Kosten sind hier meist relativ gering, da Sie keinen eigenen Server vorhalten müssen. Unter Umständen fallen jedoch Zusatzkosten für eine Individualisierung an. Ein Nachteil bei diesen DMS kann sein, dass Anpassungen an die branchenspezifischen Anforderungen nur bedingt möglich sind. 

 

Hybride Dokumentenmanagementsysteme  

Bei hybriden DMS werden lokale und Cloud-Komponenten kombiniert. So können Kosten optimiert werden. Sie bieten hinsichtlich Kosten, Aufwand und Individualisierung einen guten Mittelweg zwischen On-Premises- und Open-Source-Systemen. 

 

Branchenspezifische Dokumentenmanagementsysteme 

Einige Anbieter von DMS-Software haben sich auf bestimmte Branchen spezialisiert und ihr Produkt auf die Aufgaben und Prozesse in diesen zugeschnitten. Sofern für Ihre Branche ein passendes DMS verfügbar ist, minimiert dies den Aufwand deutlich und oftmals auch die Kosten, weil Anpassungen und Individualisierungen nur in geringem Umfang notwendig sind. 

 

Workflowbasierte Dokumentenmanagementsysteme 

Diese Art von DMS ist speziell auf das Workflow Management ausgerichtet. Insbesondere, wenn Sie mit einem DMS die kollaborative Zusammenarbeit organisieren wollen, bieten sich solche Systeme an. Wichtig ist, dass vorab geprüft wird, ob wirklich alle benötigten Prozesse über das DMS abgebildet werden können. 

 

Records Management Dokumentenmanagementsysteme 

Beim Records Management handelt es sich nur um einen Teilbereich des digitalen Dokumentenmanagements, bei dem es um das revisionssichere Archivieren von Daten geht. Wenn Sie lediglich eine elektronische Archivierung organisieren wollen, kommen Records-Management-Systeme infrage. Weitere Funktionen wie eine kollaborative Zusammenarbeit sind über DMS dieser Art nicht möglich. 

 

Das passende Dokumentenmanagementsystem finden 

Damit sich Aufwand und Kosten für die Etablierung eines Dokumentenmanagementsystems lohnen, sollte die Wahl der DMS-Lösung gut durchdacht sein. Wir beraten Sie gern, welche Art von DMS für Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen die passende Wahl ist. 

 

Checkliste: Das gilt es beim Aufbau eines digitalen Dokumentenmanagements zu beachten 

Als Orientierung können Sie vor der Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagements folgende Fragen für Ihr Unternehmen beantworten, um die passende DMS-Lösung zu finden: 

 

  • Welche Art von Dokumenten soll verwaltet werden? 
  • Welchen Umfang haben die zu verwaltenden Dokumente? 
  • Welche Abteilungen sollen mit dem digitalen Dokumentenmanagement arbeiten? 
  • Für welche Prozesse soll das digitale Dokumentenmanagement verwendet werden? 
  • Welche Aspekte haben für Sie beim Dokumentenmanagement Priorität (z.B. schnelle Auffindbarkeit, einfache Handhabung, Datensicherheit, Skalierbarkeit etc.)? 
  • Sollen bestehende Systeme in das digitale Dokumentenmanagementsystem integriert werden? 
  • Sind weitere Nutzungsaspekte relevant, zum Beispiel Mehrsprachigkeit oder Barrierefreiheit? 

 

Best Practices für digitales Dokumentenmanagement 

Die Wahl des DMS ist die eine, der richtige unternehmensinterne Umgang damit die andere Voraussetzung, damit digitales Dokumentenmanagement gelingt. Die folgenden Best Practices können auch in Ihrem Unternehmen helfen, Dokumente effizient digital zu verwalten: 

 

Klare Zuständigkeiten und Zugriffsberechtigungen 

Bereits beim Aufsetzen des DMS sollten die Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigungen individuell zugewiesen werden, sodass von Beginn an der Datenschutz gewährt wird. Für die Freischaltung von Zugriffsberechtigungen sollte ein klarer Prozess etabliert werden. 

 

Grundsätze für die kollaborative Zusammenarbeit 

Durch klare Prozesse für Feedback und Änderungen erhöht sich die Qualität der Rückmeldungen und die Beteiligten sind effizienter, wenn sie Dokumente bearbeiten. 

 

Unterschiedliche Versionen vermeiden 

Ein Vorteil eines digitalen Dokumentenmanagements liegt darin, dass Teammitglieder von unterschiedlichen Orten auf dieselben Dokumente zugreifen können. Die Zusammenarbeit sollte in einer Datei erfolgen. Unterschiedliche Versionen führen zu Verwirrung und erhöhen die Fehleranfälligkeit. Effizienter ist ein digitales Dokumentenmanagement mit Versionskontrolle. 

 

Logische Ordnerstruktur und Verschlagwortung 

Auch im Digitalen ist Ordnung das halbe Leben. Durch eine logische Ordnerstruktur und eine Verschlagwortung im System abgelegter Dokumente können diese schneller und besser wieder aufgefunden werden. 

 

Revisionssichere Archivierung 

Für eine rechtlich korrekte Archivierung sollte diese insbesondere bei wichtigen Dokumenten revisionssicher erfolgen. Damit ersparen Sie sich die Papierablage. 

 

Regelmäßige Backups 

Für die Datensicherheit sollten regelmäßig Backups erfolgen, um für den Fall von technischen Problemen oder Cyberattacken gerüstet zu sein. Der Backup-Prozess kann manuell oder automatisch erfolgen. 

 

Schulung und Beratung zur Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagements 

Lassen Sie sich bei der Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagements in Ihrem Unternehmen durch uns unterstützen: Mit unseren Beratungs- und Schulungsangeboten stellen wir sicher, dass Ihre Mitarbeiter das DMS von Beginn an richtig und effizient nutzen. 

 

Pentadoc: Wir unterstützen Sie dabei, ein digitales Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen aufzubauen 

Nutzen Sie die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagements bestmöglich für Ihr Unternehmen. Wir von Pentadoc unterstützen Sie bei der digitalen Transformation. Seit über 25 Jahren beraten wir Unternehmen, wie sie digitale Visionen im Unternehmensalltag zu verankern. In bereits mehr als 850 Projekten konnten wir mit unserem 5D-Modell Unternehmen zu einer erfolgreichen digitalen Transformation verhelfen. Dabei gehen wir in fünf Schritten vor: 

 

  1. Strategie: Anhand Ihrer Reifegrade und Ihrer individuell wirksamen Handlungsfelder entwerfen wir ein ehrlich machbares Umsetzungsszenario. 
  1. Technologie: Profitieren Sie von unserer Expertise und Erfahrung für die technologische Umsetzung Ihrer Digitalisierungsvorhaben. 
  1. Prozess: Wir entwerfen einen funktionierenden Prozess für Ihr Digitalisierungsprojekt. 
  1. Kultur: Digitale Transformation ist mehr als Technologie. Wir beraten Sie, wie der Wandel in Ihrem Unternehmen gelingt und alle Mitarbeiter mitnimmt. 
  1. Organisation: Als Experten für Unternehmensorganisation wissen wir genau, an welchen Stellen wir ansetzen müssen, um Ihr Digitalisierungsvorhaben zu realisieren. 

 

Unsere Beratungsleistungen (Auszug): 

  • Customer Communication Management 
  • Einsatz künstlicher Intelligenz 
  • Dokumenten- und Enterprise Content Management 
  • Output Management 
  • Input Management 
  • Dokumenten- und Informationsmanagement in der Cloud 
  • Selfservice 
  • Testautomatisierung- und Management 

 

Jetzt Erstberatung zur Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagements vereinbaren 

Wir unterstützen auch Sie dabei, digitale Transformation in Ihrem Unternehmen zu leben und ein passgenaues digitales Dokumentenmanagement zu etablieren. Vereinbaren Sie dazu jetzt einen Erstberatungstermin mit uns! 

 
 
 
 

Weiterführende Links

IT-Projekte & Management

Das Dopix Fiasko |
Input Management |
Wertschoepfungskette im Input Management |
Output Management Wertschoepfungskette

Künstliche Intelligenz

KI Hype im Input Management |
KI in der Versicherungsbranche

Prozessmanagement & -optimierung

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]]> Dominik Jansen https://pentadoc.com/ueber-uns/dominik-jansen/ Mon, 13 Jan 2025 07:34:49 +0000 https://pentadoc.com/?page_id=3864 Dominik Jansen Lernen Sie unseren Partner kennen: 1. Wie würdest du unsere Unternehmenskultur in einem Satz beschreiben? Unsere Unternehmenskultur ist geprägt von einem starken Teamgeist, der Eigenverantwortung fördert und Innovation sowie kontinuierliches Lernen in den Mittelpunkt stellt.   2. Wie hältst du deine Work-Life-Balance ausgeglichen Wenn Arbeit Spaß macht, verschwimmen die Grenzen oft – [...]

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Dominik Jansen

Lernen Sie unseren Partner kennen:

1. Wie würdest du unsere Unternehmenskultur in einem Satz beschreiben?

Unsere Unternehmenskultur ist geprägt von einem starken Teamgeist, der Eigenverantwortung fördert und Innovation sowie kontinuierliches Lernen in den Mittelpunkt stellt.

 

2. Wie hältst du deine Work-Life-Balance ausgeglichen

Wenn Arbeit Spaß macht, verschwimmen die Grenzen oft – und das empfinde ich als großen Vorteil. Dennoch achte ich darauf, klare Prioritäten zu setzen, meine Arbeitszeit effizient zu gestalten und regelmäßige Zeitfenster für meine Familie sowie persönliche Erholung einzuplanen.

 

3. Welche Werte sind dir wichtig? 

Transparenz, Integrität und ein respektvoller Umgang miteinander sind für mich unverzichtbar – sie schaffen Vertrauen und sind die Grundlage für den nachhaltigen gemeinsamen Erfolg.

 

4. Wie verbringst du am liebsten deine Freizeit, was sind deine Hobbys?

 Ich verbringe meine Freizeit am liebsten mit meiner Familie, bin gerne in der Natur unterwegs, ob beim Wandern oder Radfahren, und genieße es, für die Familie toll zu kochen

 

5. Was macht dich stolz, hier zu arbeiten? 

Mich erfüllt es mit Stolz, Teil eines Unternehmens zu sein, das sich konsequent weiterentwickelt, seinen Mitarbeitern echten Gestaltungsspielraum bietet und durch seine Innovationskraft den Kunden messbaren Mehrwert liefert.

 

6. Nenne uns 2 Wahrheiten und 1 Lüge über dich.

  • Ich habe schon einmal an einem Marathon teilgenommen.
  • Ich habe schon eine eigene App entwickelt.
  • Ich liebe guten Wein.

 

7. Teil eine prägende persönliche Erfolgsgeschichte mit dem Unternehmen.

Ein besonders prägender Moment war, als wir als Projekt-Team ein strategisch wichtiges Kundenprojekt im Rahmen einer Reorganisation begleitet haben. Durch die Einführung einer Datastreaming Plattform waren wir in der Lage die systemtechnische Reorganisation in der Kernanwendung und die dafür ursprünglich geplante Downtime von 4 Tagen auf Zero Downtime reduzieren. Damit konnte der Kundenservice und die Änderungen am Datenbestand ohne Einschränkungen und Verlust sicherstellen.

 

8. Wie hältst du dich motiviert und inspiriert für deine Aufgaben als Führungskraft?

Ich bleibe motiviert, indem ich aktiv Feedback von Kollegen und Kunden einhole, mir regelmäßig neue Ziele setze und mich durch inspirierende Artikel, Netzwerke und Konferenzen stetig weiterbilde. Zudem gibt mir der Austausch mit meinem Team und das Erreichen gemeinsamer Meilensteine immer wieder neue Energie.

 

9. Wie hat sich deine Rolle im Laufe der Zeit im Unternehmen entwickelt?

Meine Rolle hat sich von einem stark operativen Fokus hin zu einer strategischen Ausrichtung entwickelt. Heute liegt mein Schwerpunkt darauf, die langfristige Vision der Pentadoc zu gestalten, das Team zu befähigen und nachhaltige Partnerschaften aufzubauen, während ich weiterhin in entscheidenden Projekten Impulse setze.

 

10. Welchen Beruf würdest du in einem Paralleluniversum ausüben?

Ich wäre sehr gerne Arzt für Allgemeinmedizin. Ich könnte mir aber auch vorstellen, meine Passion zum Beruf zu machen und ein kleines Restaurant oder Bistro zu betreiben und selbst zu kochen.

 

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]]> Was ist und was kann Scrum? https://pentadoc.com/scrum/ Thu, 12 Sep 2024 06:40:13 +0000 https://pentadoc.com/?p=2455 Was ist und was kann Scrum? Bei Scrum handelt es sich um ein Rahmenwerk für die agile Entwicklung. Die Methode stellt sicher, das die Erarbeitung, Bereitstellung und Aufrechterhaltung komplexer Produkte gewährleistet wird. Mit spannenden Effekten auch für die Unternehmenskultur. Wir stellen Scrum vor. Scrum hat sich unter den Frameworks für die agile Entwicklung weit verbreitet [...]

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Was ist und was kann Scrum?

Bei Scrum handelt es sich um ein Rahmenwerk für die agile Entwicklung. Die Methode stellt sicher, das die Erarbeitung, Bereitstellung und Aufrechterhaltung komplexer Produkte gewährleistet wird. Mit spannenden Effekten auch für die Unternehmenskultur. Wir stellen Scrum vor.

Scrum hat sich unter den Frameworks für die agile Entwicklung weit verbreitet und viele Unternehmen profitieren von der resultierenden Flexibilität und verkürzter Time-to-Market. In unserer Beratungspraxis nutzen wir Scrum in Projekten und haben das Framework und seine Möglichkeiten für ein grundlegendes Verständnis plakativ aufbereitet. Also was ist und was kann Scrum?

Der Begriff hat seinen Ursprung im Rugby und wurde adaptiert, um die Bedeutung der Einheit des Teams und das kooperative, selbstorganisierte Miteinander hervorzuheben.

Entwickelt wurde Scrum 1995 von den beiden Autoren des Scrum Guides Ken Schwaber und Jeff Sutherland. Zunächst hatte sich die Methodik in der Softwareentwicklung etabliert, aber heutzutage ist Scrum für agile Prozesse und als Vorgehensmodell im Projektmanagement angekommen.

Unternehmen entscheiden sich primär für diese Methoden, da sie höhere Ergebnisqualität, motiviertere Mitarbeiter und eine schnellere Umsetzung der Anforderungen verspricht.

Scrum im Überblick

Die Abbildung verdeutlicht die Verknüpfung der Funktionsweise des Frameworks Scrum und den einzelnen Komponenten. Bei Scrum wird ein iterativer, inkrementeller Ansatz verwendet. Hinter inkrementellen Prozessen steckt in der Softwareentwicklung das Liefern von Ergebnissen in Einzelteilen. Jedes Inkrement repräsentiert hierbei eine in sich komplette und verwendbare Funktionalität. Iterative Prozesse bedeuten in diesem Kontext, dass Verbesserungen schrittweise durchgeführt werden, bis das gewünschte Endprodukt erarbeitet ist.

Im Ein- bis Vier-Wochen-Takt finden im Kontext dieser Iterationen sogenannte Sprints statt, in welchen gesetzte Ziele und Aufgaben bearbeitet werden. Diese kurze Taktung erlaubt es, neue Erkenntnisse und veränderte Anforderung schneller in der Umsetzung zu berücksichtigen.

Im Rahmen jedes Sprints spielen vier verschiedene Events eine zentrale Rolle. Zu Beginn jedes Sprints findet ein Sprint Planning durch das gesamte Scrum Team statt. Im Rahmen des Sprint Plannings werden alle Ziele und Aufgaben für den anstehenden Sprint zusammengetragen und die entsprechenden Verantwortungen aufgeteilt. Bei dem Daily Scrum kommt das Scrum Team zusammen und spricht innerhalb von 15 Minuten über den aktuellen Stand der Arbeit auf dem Weg zur Erreichung des jeweils aktuellen Sprintziels. Das Sprint Review findet am Ende eines Sprints statt. Das Team kommt auch hier im Plenum mit seinen Auftraggeber*innen zusammen und überprüft die Aufgabenerreichung des vergangenen Sprints. Im Anschluss bietet die Sprint Retrospektive die Möglichkeit, bisherige Arbeits- und Vorgehensweisen teamintern zu reflektieren und anzupassen.

Die Kombination aus fokussiertem Arbeiten und bewusster Reflektion des eigenen Handelns, die eine bewusste Anpassung des individuellen und gemeinsamen Arbeitens ermöglichen soll, ist eines der essentiellen Merkmale von Scrum.

Im Idealfall sollen alle Ergebnisse, Themen, Ideen, Erkenntnisse oder Anforderungen in angebrachtem Umfang dokumentiert und für die Zukunft festgehalten werden. Alle Fortschritte und Ergebnisse sind für alle Stakeholder transparent.

Das bereits mehrfach erwähnte Scrum Team arbeitet gemeinsam an der Zielerreichung und beinhaltet hierfür verschiedene Verantwortungen. Ein solches Team besteht aus bis zu zehn Mitgliedern, unter welchen die Rollen mit den Bezeichnungen Scrum Master, Product Owner und Developer aufgeteilt werden. Hierarchien oder Teilteams existieren in diesem Kontext nicht.

  • Ein Product Owner ist verantwortlich für die Gestaltung und Bestimmung der unterschiedlichen Aufgaben. Er/sie ist fokussiert auf die Wertmaximierung. Darüber hinaus ist er/sie bezüglich der Zielerreichung in ständiger Rücksprache mit den Stakeholdern.
  • Der Scrum Master ist für die Effizienz des Teams verantwortlich. Es/sie coacht das Scrum Team und unterstützt sowohl das Team als auch die Organisation dabei die Scrum-Theorie zu verstehen und anzuwenden. Es/sie verantwortet das Rahmenwerk der Zusammenarbeit. Darüber hinaus begleitet er/sie das Team individuell und im Ganzen, hilft bei Konfliktlösung und steuert Feedback bei, um die Entwicklung des Teams beständig anzuregen.
  • Die Developer liefern die Produktfunktionalität und die nötige Qualität. Ihre Aufgaben werden abhängig von Fähigkeiten und Anforderungen definiert.

Scrum stellt in Betrachtung der Vorteile und Flexibilität der Handhabung ein ideales Werkzeug dar, um Veränderungen im Unternehmen erfolgreich umzusetzen. Das Risiko des Scheiterns wird durch Anpassungen während des Vorgangs, klare Rollen und Aufgaben und das begleitende Feedback minimiert. Die Qualität des Ergebnisses ist durch andauernde Einbindung des Kunden, Nutzung bereits vorhandener Kompetenzen und den kontinuierlichen Lernprozess gewährleistet. Darüber hinaus ermöglicht die Bündelung von Kapazitäten in einem Zeitplan eine effiziente Erledigung der einzelnen Aufgaben.

Auch Teamfaktoren werden im Rahmen von Scrum nicht vernachlässigt. Die täglichen Abstimmungen und Zusammenarbeit fördern den Zusammenhalt und das Netzwerken maximal.

Insgesamt führt eine agile und zentrale Teamsteuerung zu einer gesteigerten Effektivität, kontinuierlichen Verbesserungen der Ergebnisse und der bestmöglichen Durchführung von Veränderungsprozessen.

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]]> KI-Prototyping https://pentadoc.com/ki-in-der-versicherungsbranche/ Tue, 27 Feb 2024 15:42:10 +0000 https://pentadoc.com/?page_id=2165 KI-Prototyping in der Versicherungsbranche KI-Prototyping in der Versicherungsbranche Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) bietet enorme Potenziale in der Optimierung und Automatisierung von Geschäftsvorgängen. Während die Identifikation potenzieller Einsatzbereiche schnell erreicht werden kann, bedarf es zur Bestimmung der Machbarkeit und Ermittlung konkreter Effizienzpotentiale jedoch in der Regel die Entwicklung [...]

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KI-Prototyping in der Versicherungsbranche

KI-Prototyping in der Versicherungsbranche

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) bietet enorme Potenziale in der Optimierung und Automatisierung von Geschäftsvorgängen. Während die Identifikation potenzieller Einsatzbereiche schnell erreicht werden kann, bedarf es zur Bestimmung der Machbarkeit und Ermittlung konkreter Effizienzpotentiale jedoch in der Regel die Entwicklung von Prototypen, die den Einsatz von KI-Modellen simulieren. Pentadoc unterstützt Sie dabei, die Chancen von KI in der Versicherungsbranche zu nutzen. KI-gestützte Softwarelösungen für Versicherungen: Software für Versicherungen

Geschäftsmann vor Interface, symbolisiert ki versicherungsbranche

Wir haben das große Glück, mit diesen großartigen Partnern zusammenzuarbeiten

DAK organisationelle transformation versicherung
AOK digitale transformation versicherung
DAK organisationelle transformation versicherung
BKK für digitale transformation versicherung
Allianz für versicherung agile transformation
BKK für digitale transformation versicherung
DEVK für organisationelle transformation versicherung
Signal Iduna. digitale transformation versicherung
Signal Iduna. digitale transformation versicherung
AOK digitale transformation versicherung
AOK digitale transformation versicherung
AOK digitale transformation versicherung

Digital Transformation in der Versicherungsbranche

Digital Transformation in der Versicherungsbranche

Geschäftstreffen, symbolisiert ki versicherung

Die Digitalisierung macht auch vor der Versicherungsbranche nicht Halt. Für Versicherungsunternehmen bedeutet dies aber nicht nur Handlungsdruck, sondern eröffnet auch enorme Chancen. Zwar steigen die Erwartungen von Kunden und Fachkräften an ein ganzheitlich digitales Versicherungsunternehmen. Gleichzeitig haben Digitalisierung, Automatisierung und die Anwendung von Künstlicher Intelligenz enorme Potenziale für Versicherungen, ihre Kosten zu optimieren und sich von Mitbewerbern abzusetzen.

Digitale Transformation passiert aber nicht einfach. Sie muss strategisch angegangen werden. Insbesondere für Versicherungsunternehmen ist es dabei entscheidend, kundenzentriert zu denken, auch wenn es um den Einsatz von KI in der Versicherungsbranche geht. Ihr Einsatz sowie andere Digitalisierungen und Automatisierungen müssen entlang der gesamten Customer Journey gedacht werden. Pentadoc hat es sich zur Mission gemacht, mit Expertenwissen und Erfahrung Versicherungsunternehmen bei der digitalen Transformation und dem Nutzen der Chancen von KI zu unterstützen. Automatisierung von Prozessen durch KI: Prozessautomatisierung für Versicherungen

Die Digitalisierung macht auch vor der Versicherungsbranche nicht Halt. Für Versicherungsunternehmen bedeutet dies aber nicht nur Handlungsdruck, sondern eröffnet auch enorme Chancen. Zwar steigen die Erwartungen von Kunden und Fachkräften an ein ganzheitlich digitales Versicherungsunternehmen. Gleichzeitig haben Digitalisierung, Automatisierung und die Anwendung von Künstlicher Intelligenz enorme Potenziale für Versicherungen, ihre Kosten zu optimieren und sich von Mitbewerbern abzusetzen.

Digitale Transformation passiert aber nicht einfach. Sie muss strategisch angegangen werden. Insbesondere für Versicherungsunternehmen ist es dabei entscheidend, kundenzentriert zu denken, auch wenn es um den Einsatz von KI in der Versicherungsbranche geht. Ihr Einsatz sowie andere Digitalisierungen und Automatisierungen müssen entlang der gesamten Customer Journey gedacht werden. Pentadoc hat es sich zur Mission gemacht, mit Expertenwissen und Erfahrung Versicherungsunternehmen bei der digitalen Transformation und dem Nutzen der Chancen von KI zu unterstützen.

Potenziale von KI in der Versicherungsbranche

Potenziale von KI in der Versicherungsbranche

KI (auch AI für Artificial Intelligence) bietet insbesondere in der Versicherungsbranche zahlreiche Möglichkeiten, noch besser und effizienter auf Kundenbedürfnisse einzugehen und Versicherungsleistungen zu optimieren. Die Einsatzgebiete von KI in der Versicherungsbranche sind zahlreich: 

ki versicherung

Künstliche Intelligenz kann bei der Schadenregulierung unterstützen, indem die Erfassung von Rechnungsdokumenten oder auch Bildern (bspw. Unfallschäden) analysiert und vollautomatisch bearbeitet werden.

ki in der versicherungsbranche

Künstliche Intelligenz kann Kundenanfragen unter Berücksichtigung interner Datenquellen und Richtlinien exakt beantworten. Durch KI-gestützte Kommunikation kann die Antwortzeit für den Versicherten extrem verkürzt und interne Arbeitsabläufe für den Versicherer optimiert werden.

ki versicherung

Nicht nur zur Optimierung bestehender Leistungen und Services kann KI einen Beitrag leisten. Auch die Entwicklung von neuen Versicherungsprodukten kann mithilfe von KI datengetrieben erfolgen. So treffen Sie die Erwartungen Ihrer Kunden genauer und reduzieren das Risiko bei der Einführung von neuen Produkten. 

ki versicherung

Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und Machine Learning können Prozesse, die besonders komplex sind, weil große Datenmengen verarbeitet werden, automatisiert werden. So lassen sich mit KI-Systemen insbesondere im Bereich Big Data schnellere und exaktere Ergebnisse erzielen. 

ki versicherungsbranche

KI-Lösungen werden oftmals als Bedrohung für bestimmte Jobs und Tätigkeiten aufgefasst. Tatsächlich sind KI-Anwendungen in vielen Fällen vor allem eine Unterstützung. In der Versicherungsbranche können Sachbearbeiter insbesondere von repetitiven Aufgaben entlastet werden. So werden Kapazitäten für komplexere Tätigkeiten frei. Das erhöht nicht nur die Zufriedenheit der Sachbearbeiter, sondern auch den Return on Investment pro Mitarbeiter. 

ki in der versicherungsbranche

KI ist in der Lage, Dokumente schnell und intelligent zu verarbeiten. Das bedeutet, dass die Erstellung, Speicherung, Ablage und Weiterverarbeitung von Versicherungsdokumenten durch KI-Technologie automatisiert werden kann. Das erhöht die Datensicherheit, die Dunkelverarbeitungsquote und reduziert den zeitlichen Aufwand bei der Dokumentenablage. 

Was versteht man unter KI-Prototyping?

Was versteht man unter KI-Prototyping?

Ein KI-Prototyp ist ein KI-Modell mit dem die Automatisierung von bestimmten Prozessen getestet werden kann. Vielleicht haben auch Sie bereits Handlungsfelder und Prozesse identifiziert, die Sie mithilfe von maschinellem Lernen (Machine Learning) und dem Einsatz von KI effizienter gestalten wollen. Mithilfe eines KI-Prototyps kann die Anwendbarkeit für das konkrete Szenario getestet werden. Prototypen bieten eine wesentliche Grundlage zur Erstellung eines Umsetzungskonzepts für KI-Projekte, das neben technischen Parametern auch weitere relevante Umsetzungsvoraussetzungen (bspw. Datenschutz) beinhaltet.

Vorteile von KI-Protoyping:

  • Ideen testen 

  • potenzielle Probleme frühzeitig erkennen 

  • Test von Hypothesen 

  • schnelles Nutzerfeedback 

  • hochwertiges Endresultat 

Hand bewegt Spielfiguren, symbolisiert künstliche intelligenz versicherung

KI-Prototyping: So gehen wir vor

KI-Prototyping: So gehen wir vor

Um das Potenzial für den Einsatz von KI in Ihrem Unternehmen zu analysieren, gehen wir im Rahmen des KI-Prototypings wie folgt vor: 

Voranalyse

Zunächst betrachten wir gemeinsam mit Ihnen, welche Prozesse und Datenanalysen über KI automatisiert werden sollen und prüfen, inwieweit sich die Vision tatsächlich in die Realität übersetzen lässt.

Bau des KI-Prototypen

Wir entwickeln einen KI-Prototypen und testen, ob er in den Use Cases zu den gewünschten Ergebnissen führt. Die Ergebnisse werden genau analysiert, um bei Bedarf Verbesserungen an Eignung und Leistungsfähigkeit vorzunehmen.

Auswertung und nächste Schritte

Hat sich der KI-Prototyp bewährt, erstellen wir einen Fahrplan, wie das KI-Modell vollumfänglich in Ihre internen Prozesse integriert werden kann. Dabei betrachten wir nicht nur die technische Dimension, sondern auch die organisationellen Voraussetzungen, die dafür erfüllt sein müssen.

Experten für KI in der Versicherungsbranche

Experten für KI in der Versicherungsbranche

Zwei Personen arbeiten, symbolisiert ki in der versicherungsbranche

Seit über 25 Jahren ist unsere Mission die Verankerung von digitalen Visionen im Unternehmensalltag und die Umsetzung von digitaler Transformation in der Versicherungsbranche. Unser tiefgreifendes Verständnis der Herausforderungen von Versicherungsunternehmen und unser Wissen über digitale Technologie und Künstliche Intelligenz ermöglichen es uns, Unternehmen auf dem Weg der digitalen Transformation zu begleiten. So konnten wir unseren Kunden bereits in über 800+ Projekten zu mehr Erfolg durch eine planvolle Digitalisierung verhelfen.  

Insbesondere bei KI-Lösungen greifen viele Unternehmen auf unser Know-how zurück. Denn abstrakt sind vielen Unternehmen die Potenziale von KI bewusst, die konkrete Umsetzung ist häufig die Herausforderung, für die unser externes Expertenwissen benötigt wird. Wir sind spezialisiert auf den Einsatz von KI in der Versicherungsbranche und verlieren dabei nie die Bedeutsamkeit der Beziehung zum Kunden, Zuverlässigkeit und Kosteneffizienz aus dem Blick. Über das KI-Prototyping wählen wir dabei stets einen individuellen Zugang zu jedem Projekt und analysieren, wie KI zu einer Verbesserung in genau diesen Punkten führen kann. Denn KI in der Versicherungsbranche ist für uns kein Trend, sondern eine Option, Ihren Erfolg zu steigern. 

Unsere Kernleistungen für den Einsatz von KI in der Versicherungsbranche: 

  • Aufzeigen der Möglichkeiten von KI anhand konkreter Use Cases 

    • Machbarkeitsprüfung 
    • KI-Readiness-Check 
    • Effizienzwertbestimmung 
  • Auswahl geeigneter KI-Modelle 

    • Open Source 
    • Hyperscaler 
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Gelber Roboter, symbolisiert künstliche intelligenz versicherung

Unser einzigartiges 5D-Modell

Unser einzigartiges 5D-Modell

Für die digitale Transformation in Versicherungsunternehmen haben wir unser 5D-Modell entwickelt. Über diesen mehrdimensionalen Zugang verdichten wir fokussiertes Spezialistenwissen in konkrete Projekte.

Strategie

Die Einführung von KI in der Versicherungsbranche darf nicht als Trend verstanden werden. Wir betrachten strategisch, wo sich der Einsatz von KI für Ihr Unternehmen lohnt und entwickeln eine Implementierungsstrategie, die aus Ihrer Digitalisierungs-Vision realistische Umsetzungsszenarien in individuell wirksamen Handlungsfeldern macht.

Technologie

Wir sind bestens mit den Möglichkeiten von KI vertraut und können Sie mit unserem Expertenwissen bei einer erfolgreichen Implementierung unterstützen. Unsere Beratung ist stets objektiv und unabhängig und nicht an bestimmte Produkte oder Dienstleistungen gebunden. 

Prozess

KI soll Prozesse optimieren. Gerade beim Einsatz von KI in der Versicherungsbranche ist es entscheidend, dass dabei nie die Kundenzentrierung aus dem Blick gerät. Daher wird jeder Prozess im Rahmen des KI-Prototypings kundenzentriert und strategisch gespiegelt.

Kultur

Die erfolgreiche Einführung von KI erfordert zwingend, auch die handelnden Personen einzubeziehen. Denn nur im harmonischen Zusammenspiel von Mensch und KI lassen sich die Potenziale von Künstlicher Intelligenz optimal ausschöpfen. Die organisationelle Transformation denken wir daher in jedem KI-Projekt mit.

Organisation

Unsere KI-Protoypen sind individuell auf Ihre Unternehmensorganisation zugeschnitten. Denn wo KI wirksam eingesetzt werden kann, lässt sich nicht pauschal beantworten, sondern erfordert eine individuelle Herangehensweise.

Christoph Tylla

Christoph Tylla
christoph.tylla@pentadoc.com

Ihre Ansprechpartner

Sebastian Hilbert

Sebastian Hilpert
sebastian.hilpert@pentadoc.com

Kontakt aufnehmen kostenlose Ersteinschätzung

Kontakt aufnehmen kostenlose Ersteinschätzung

Über das KI-Prototyping testen wir Ihre Möglichkeiten, mithilfe von KI effizienter und kundenorientierter zu arbeiten, und implementieren KI in Ihre internen Prozesse.

Die Informationen zum Datenschutz finden Sie hier: Datenschutzhinweise

 
 
 
 

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