Die Wertschöpfungskette des Input Management – eine Detailbetrachtung

Von Papier zu Daten - Dokumentinhalte digital erfassen, verstehen und verteilen.

Das Input Management als Prozess der Inhaltserfassung von analogen und digitalen Daten stellt eine der bedeutendsten Disziplinen in der Informationslogistik dar. Denn die Effizienz der schriftbasierten Geschäftsprozessbearbeitung ist untrennbar mit der Qualität der erfassten Inhalte verbunden. Hierbei lohnt sich ein Blick auf einzelne Prozessschritte, um Potentiale fokussiert erkennen zu können.

Die Prozessschritte können wie folgt beschrieben werden:

1. Briefpost
   Die eingehende Briefpost wird von den entsprechenden Postlogistikern entgegengenommen.
2. Briefsortierung
   Die entgegen genommen Briefe werden sortiert nach den Gesichtspunkten „öffnen“ oder „nicht öffnen“.
3. Brieföffnung
   Die mit „öffnen“ klassifizierten Briefe werden geöffnet. Hierfür werden in der Regel Brieföffnungstechnologien verwendet.
4. Feinsortierung
   Im Bereich Feinsortierung werden alle Sortier- und Vorbereitungstätigkeiten für das spätere Digitalisieren der Briefpost subsummiert. Dazu gehören das Sortieren nach z.B. Sonderformaten, Mandanten, Prozesstypen und Prozessuntertypen aber auch die Scannaufbereitung: Entklammern, Aufbereitung von einzelnen Seiten, Glätten, Einfügen von Trennblättern bzw. Aufbringen von Barcodes zur Vorgangs-/Dokumententrennung.
5. Scanning
   Beim Scanning werden die analogen papierbasierten Dokumente mit Hilfe von MFPs, Tisch- oder Produktionsscannern in digitale Dateiformate gewandelt.
6. Mobil-Scanning
   Mit mobilen Apps können papierbasierte Dokumente vom Kunden oder Partner direkt in das Input Management eingescannt werden.
7. Faximport
   Beim Faximport werden die Faxe direkt vom Faxserver übernommen. Zusätzlich findet noch eine Bildverbesserung z.B. im Bereich Stauchung und Skalierung statt.
8. E-Mail-Import
   Über den E-Mail-Import können elektronische Dateien aus E-Mail-Systemen (Exchange, Lotus Notes) in das Input Management importiert werden.
9. E-Mail Vorbereitung
   E-Mails werden so konvertiert, dass in den nachfolgenden Prozessschritten der E-Mail-Body und die E-Mail-Anhänge separat analysiert werden können. Häufig ist dazu auch eine Konvertierung der E-Mail-Anhänge in ein maschinenlesbares Format notwendig.
10. OCR, OMR, OBR
    Optical Character Recognition (OCR) ist eine Methode zur Umwandlung von Texten, die nicht in Form von maschinenlesbaren Zeichen, sondern im Bildformat vorliegen, in eine kodierte, vom Rechner verarbeitbare Zeichenfolge (kodierte Information). Zusätzlich können mittels der Optical Mark Recognition (OMR) Markierungen (z.B. Ankreuzfelder) und mit der Optical Barcode Recognition (OBR) Barcodes und Datamatrix-Codes erkannt werden.
11. Web-/Portal-/File-Import
    Über den Web-/Portal-Import können elektronische Dateien aus Internetseiten bzw. Internetportalen in das Input Management importiert werden. Über den File-Import können elektronische Dateien aus dem Dateisystem in das Input Management importiert werden.
12. Sprachnachrichten
    Sprachnachrichten werden beispielsweise von einer Telefonanlage in das Input Management importiert.
13. Voice to Text
    Mit Voice to Text werden gesprochenen Worte in verarbeitbare Zeichenfolgen konvertiert.
14. Klassifikation
    Maschinelle Zuordnung eines Dokumenttyps bzw. einer Dokumentklasse zu einem gescannten Dokument.
15. Extraktion
    Maschinelles Auslesen von Dokumentfeldern von gescannten Dokumenten.
16. Plausibilisierung
    Fehlertolerante Überprüfung der via Extraktion erfassten Dokumentfeldern anhand von Referenzdatenbanken.
17. Datenanreicherung
    Anreicherung der extrahierten Dokumentfeldern anhand von Referenzdatenbanken.
18. Manuelle Korrektur
    Im Klassifikation und Extraktion nicht erkannte Dokumenttypen oder  Dokumentfelder werden manuell nachbearbeitet und die Daten vervollständigt.
19. Sonderbearbeitung & 1^st Level
    Fehlende zur Weiterverarbeitung notwendige Daten werden durch Rückfragen manuell beschafft. Von 1^st Level-Bearbeitung, Breitenbearbeitung oder Einfachsachbearbeitung spricht man, wenn einfache Geschäftsvorfälle fallabschließend bearbeitet werden. Z.B. fällt die Bearbeitung einer Rücksendung, inkl. der notwendigen Adressermittlung in diesen Bereich.
20. Übergabe elektronische Postkorb
    Metadaten und das Dokument werden an den elektronischen Postkorb zur weiteren Vorgangsbearbeitung gegeben.
21. Übergabe elektronisches Archiv
    Metadaten und das Dokument werden an das elektronische Archiv zur revisionssicheren Archivierung übergeben.
22. E-Mail Response Management
    Metadaten, das Dokument und die E-Mail im Originalformat werden an ein System zur automatisierten E-Mail-Beantwortung übergeben.